Totalomkostninger - praktisk vejledning til offentlige indkøbere

I offentlige indkøb kan det mange gange være en fordel at lave en helhedsbetragtning af omkostningerne forbundet med indkøbet, så man kan sikre, at et indkøb er omkostningseffektivt set over hele brugsperioden.

Det kan blandt andet gøres ved at bruge totaløkonomiske principper. Det indebærer, at der, ud over anskaffelsesprisen, også ses på omkostningerne i brugsperioden. Anskaffelsesprisen udgør ofte kun en begrænset del af de samlede omkostninger. Når omkostningerne i brugsperioden udgør en betydelig andel af de samlede omkostninger, kan det derfor være en fordel at lave en helhedsbetragtning, så man kan få den løsning, som samlet set er mest fordelagtig over hele brugsperioden.

Totalomkostningerne er betegnelsen for summen af anskaffelsesprisen og udgifterne i brugsperioden. Det omfatter alle omkostninger ved at anskaffe, råde over og bruge et produkt i den tidsperiode, man råder over produktet. Omkostningerne i brugsperioden kan fx omfatte udgifter til fragt, ibrugtagning, energiforbrug, service, drift og vedligeholdelse m.v.

Opgørelser af totalomkostninger er relevante, når der er tale om udgifter til både anskaffelse og efterfølgende brug. Det kan være tilfældet ved udbud af både varekøb og bygge- og anlægsopgaver. Ved tjenesteydelser sker der normalt ikke en anskaffelse, men kun betaling for brug af tjenesteydelsen i perioden. Der er derfor typisk heller ikke behov for at opgøre totalomkostninger ved tjenesteydelser.

I denne vejledning gennemgås, hvordan totalomkostninger kan vurderes og opgøres, og hvilke overvejelser ordregivere bør gøre sig i den forbindelse. Fokus i vejledningen er derfor især på de principper og bestemmelser i udbudsloven, som har betydning for anvendelsen af totaløkonomiske principper i udbud. De mere generelle principper og regler, som gælder for alle udbud, er således ikke en del af denne vejledning.