Bistand til aflevering af elektroniske arkiver til Statens Arkiver

Ved en fejl er alle spørgsmål og svar ikke blevet offentliggjort på internettet d. 24. oktober 2013. Dette beklager Konkurrence- og forbrugerstyrelsen, og derfor ændres følgende frister:

• Frist for indsendelse af spørgsmål forlænges til 1. november 2013
• Frist for besvarelse af spørgsmål offentliggøres 4. november 2013
• Frist for afgivelse af tilbud forlænges til d. 8. november 2013.

Afleveringen skal ske efter bestemmelserne i bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010.

Opgaven annonceres efter reglerne i tilbudsloven. Information om annonceringen kan findes på denne hjemmeside og på udbud.dk.

Relevant materiale kan findes på denne hjemmeside:

• Annonceringsbekendtgørelse
• Bilag til annoncering 
• Kontraktparadigme for Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen 
• Tro og loveerklæring 

Spørgsmål og svar vedrørende denne annoncering:

Spørgsmål 1. Kan KFST bekræfte, at KFST selv varetager genopretning af filer og problemhåndtering i forbindelse med genopretningen. Således at dette ikke er en del af leverandørens tilbud.

KFST-svar:

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen forstår spørgsmålet således, at der spørges til, hvorvidt styrelsen selv tager hånd om de dokumenter/filer, hvor det ikke er muligt at konvertere dem direkte til det fra arkivmyndigheden krævede TIFF-format.

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen kan bekræfte, at styrelsen selv varetager genopretning af de filer, som ikke kan konverteres, såfremt fejlen skyldes, at dokumentet/filen ikke ligger i et af de formater som er angivet i bilag 2 og 3 til udbudsmaterialet eller hvis filen af andre årsager ikke er tilgængelig for konvertering – fx er passwordbeskyttet.

Spørgsmål 2. I beskrivelsen af det tidligere ScanJour ESDH system er anført begreberne sager, akter og dokumenter. Hvad er definitionen af akter i denne forbindelse? Er det sager eller dokumenter og hvis dokumenter, hvad er så definitionen på dokumenter?

KFST-svar:

I Scanjour er der oprettet sager. Under sager er der en eller flere akter. Hver akt kan indeholde en eller flere dokumenter, fx word- eller excel-filer. Når der arbejdes med et dokument i Scanjour er det som start et udkast. Når udkastet er færdigt akteres det, hvorved akten bliver endelig.

I Public er der oprettet sager. Under hver sag er der et eller flere dokumenter. Hvert dokument kan indeholde en eller flere filer, fx word- eller excel-filer. Dokumenter i Public svarer til akter i Scanjour.

Spørgsmål 3. Er det en mulighed, at styrelsen renderer dokumenterne, inden baserne overtages af leverandøren?

KFST-svar:

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen skal henvise til udbudsmaterialet, hvor det fremgår, at ”Tilbudsgiver skal forestå afleveringen af de to elektroniske arkiver til Statens Arkiver”. I forbindelse med sit tilbud skal Tilbudsgiver angive:

involveres i. Der skal ikke angives tidsestimat for opgaverne, men opgaverne skal beskrives." />

Spørgsmål 4. I hvilken grad/omfang tager styrelsen selv dialog med Statens Arkiver: Lidt, til dels eller meget?

KFST-svar:

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen skal henvise til udbudsmaterialet, hvor det fremgår, at ”Tilbudsgiver skal forestå afleveringen af de to elektroniske arkiver til Statens Arkiver”. I forbindelse med sit tilbud skal Tilbudsgiver angive:

involveres i. Der skal ikke angives tidsestimat for opgaverne, men opgaverne skal beskrives." />

Spørgsmål 5. Hvordan forventes password beskyttede filer håndteret?

KFST-svar:

Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens besvarelse af spørgsmål 1.

Spørgsmål 6. Hvordan forventes komprimerede filer håndteret (som f.eks. zip-filer med indlejrede ikke renderbare filtyper)?

KFST-svar:

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen forventer, at udpakning af zip-filer kan håndteres. Der henvises i øvrigt til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens besvarelse af spørgsmål 1.

Spørgsmål 7. I hvor høj grad kan styrelsen besvare spørgsmål om systemernes brug og indhold: Lidt, til dels eller meget?

KFST-svar:

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen skal henvise til udbudsmaterialet, hvor det fremgår, at ”Tilbudsgiver skal forestå afleveringen af de to elektroniske arkiver til Statens Arkiver”. I forbindelse med sit tilbud skal Tilbudsgiver angive:

involveres i. Der skal ikke angives tidsestimat for opgaverne, men opgaverne skal beskrives." />

Spørgsmål 8. Indgår der lyd- og videofiler i systemerne og i bekræftende fald - hvor mange?

KFST-svar:

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen skal henvise til beskrivelsen af henholdsvis Scanjour- og Public databaserne i bilag 2 og 3 i udbudsmaterialet. Såfremt der findes lyd og videofiler i databaserne forventes det kun at være tilfældet i meget begrænset omfang.

Spørgsmål 9.  Hvad mener Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen når der i Kontraktparadigme KFST under punkt 6 ”Honorar og betalingsbetingelser” 2. afsnit (6.2) står: ”Betaling sker ved levering af den endelige rapport/ydelse”. Betyder dette, at Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen ikke vil acceptere en betalingsplan? eller menes der ved ”endelige rapport/ydelse” det tidspunkt, hvor leverandøren har udfærdiget den rapport mv. som sendes til Statens Arkiver?

KFST-svar:

Honorar og betalingsbetingelser for opgaven er angivet i punkt 4 i den kontrakt, som er offentliggjort sammen med udbudsmaterialet og som skal danne grundlag for den aftale, der skal indgås. Punkt 4.2 i kontrakten specificerer følgende: ” Betaling sker ved levering af den endelige rapport/ydelse.”

Spørgsmål 10. Skal punkt 7.1 i aftalen forstås således, at Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen tilegner sig rettigheder til ALT, herunder leverandørens værktøjer, leverandørens egne interne rapporter mv.?

KFST-svar:

De rettigheder som Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen erhverver i forbindelse med den konkrete opgave er specificeret i punkt 7 med tilhørende underpunkter i kontrakten.

Det er Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vurdering af bestemmelsen er møntet på det materiale, herunder rapporter, eventuelle delrapporter, data og eventuelt andet undersøgelsesmateriale, som leveres eller frembringes som led i arbejdet. 

Spørgsmål 11 Jf. punkt 7.2 Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen mulighed for at publicere og overdrage information til andre offentlige myndigheder, gælder dette også leverandørens rapporter? Vil Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen acceptere, at leverandørens forretningshemmeligheder (E/R-diagrammer og database-relations-diagrammer mv.) undtages punkt 7?

KFST-svar:

Den konkrete udbudte opgave vedrører overdragelse af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens elektroniske arkiver til Statens Arkiver. Konkurrencestyrelsen har ikke til hensigt at offentliggøre det materiale, som måtte blive produceret i forbindelse med overdragelsen. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen er også under alle omstændigheder indstillet på ikke at offentliggøre materiale, som er leverandørens forretningshemmeligheder. 

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen skal endvidere gøre opmærksom på, at Tilbudsgiver ikke skal udarbejde teknisk dokumentation for de to systemer. Teknisk dokumentation af de to systemer er udarbejdet af leverandørerne af de to systemer og er afleveret til Statens Arkiver. 

Spørgsmål 12.  Ad. Kontraktparadigme KFST

Da leverandøren ikke er et uvildigt konsulentfirma men der imod et softwarehus, som har produceret den software, som har afstedkommet den database som ønskes overdraget, kan formuleringen i punkt 10.1 forekomme kryptisk. Hvad mener Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen med, at leverandøren ikke må have økonomiske interesser i markedet og området mv.?

KFST-svar:

Det er Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens opfattelse, at punkt 10 i kontrakten ikke er til hindrer for, at de virksomheder, som har produceret journaliseringssystemerne eller dele heraf, kan byde på den udbudte opgave. 

Spørgsmål 13.  Ad. Bilag til Notat
I dette dokument, som indeholder Bilagene 1-5, skriver Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen i såvel Bilag 2 som Bilag 3, at det forventes, ”at virksomheden selv har det nødvendige software og de nødvendige licenser til at tilgå og klargøre databasen til aflevering til Statens Arkiver”. Betyder dette, at en leverandør skal have licenser til både ”Microsoft SQL-database”, ”Oracle-database”, licens til ScanJour Version G og Software Innovation Public 360, 4.1 version F?

KFST-svar:

I bilag 2 til udbudsmaterialet fremgår: ”Data fra Scanjour ligger i en Oracle-database. Selve Scanjour er lukket. Det forventes, at virksomheden selv har det nødvendige software og de nødvendige licenser til at tilgå og klargøre databasen til aflevering til Statens Arkiver.”

I bilag 3 til udbudsmaterialet fremgår: ”Data fra Public ligger på en SQL server. Det forventes, at virksomheden selv har det nødvendige software og de nødvendige licenser til at tilgå og klargøre databasen til aflevering til Statens Arkiver.”

De udgifter som Leverandøren har i forbindelse med at leve op til de to betingelser i udbuddet skal indgå i den totalpris, som Leverandøren har angivet i forbindelse med sit tilbud. Det fremgår af udbudsmaterialet, at ” Den samlede pris er en fast totalpris for aflevering af de to systemer til Statens Arkiver, inklusive alle omkostninger ved afleveringen. Der accepteres ikke optioner eller efterfølgende tilkøb af timer til den beskrevne opgave.”

Spørgsmål 14. I forbindelse med udbuddet er vedlagt en standardkontrakt. Mit spørgsmål er om denne skal udfyldes af tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud og i givet fald om denne kan downloades som word fil. Eller om selve kontrakten udfyldes separat ved tildeling af ordren til en given leverandør og i hvilket omfang kontrakten kan forhandles.

KFST-svar:

Kontrakten udfyldes i forbindelse med indgåelse af kontrakten, når Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har udpeget en leverandør til opgaven.

Kontrakten er en ufravigelig del af udbuddet og kan ikke forhandles.