Ofte stillede spørgsmål

Alle offentlige ordregivere, der i forbindelse med offentlige udbud, konstaterer, at en virksomhed er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, skal anmode om en vejledende udtalelse, når

1. Virksomheden ønsker at dokumentere sin pålidelighed, og
2. Virksomheden har udsigt til at få en kontrakt tildelt, blive prækvalificeret eller  allerede har fået tildelt kontrakten

Pligten gælder kun for udbud og kontrakter, hvor udbudsbekendtgørelsen er offentliggjort d. 1. januar 2023 eller senere.

Pligten gælder, når en ordregiver, under en udbudsproces eller i en kontraktperiode, kan konstatere, at en virksomhed er omfattet af en udelukkelsesgrund, og virksomheden samtidig ønsker at bruge sin ret til at dokumentere pålidelighed.

Det samme gælder for støttende enheder og underleverandører, når ordregiver har krævet, at underleverandørerne skal aflevere et ESPD (European Single Procurement Document, det fælles europæiske udbudsdokument, der er en egenerklæring som virksomheder afgiver, når de deltager i offentlige udbud)

Pligten gælder for udbud omfattet af udbudslovens afsnit II, forsyningsvirksomheds-direktivet og koncessionsdirektivet.

Reglerne om dokumentation af pålidelighed og indhentelse af vejledende udtalelser hos Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen finder også anvendelse ved udbud, hvor ordregiver frivilligt har valgt at anvende en eller flere af udbudslovens udelukkelsesgrunde, til trods for at ordregiver ikke er forpligtet hertil.

Det følger af udbudsloven § 138, stk. 1., 2. pkt., at offentlige ordregivere er forpligtet til at indhente og afvente en vejledende udtalelse fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen om, hvorvidt en virksomheds dokumentation for pålidelighed er tilstrækkelig i henhold til udbudslovens § 138, stk. 3.

Ordregivere er desuden forpligtet til indsamle og indsende den nødvendige dokumentation fra virksomheden, som skal lægges til grund for styrelsens vejledende udtalelse.

Pligten til at anmode om en vejledende udtalelse hos Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen trådte i kraft 1. januar 2023. Det betyder, at pligten alene gælder for udbud og kontrakter, hvor udbudsbekendtgørelsen er offentliggjort efter 1. januar.

Indhenter en ordregiver ikke en vejledende udtalelse fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, vil der være tale om en overtrædelse af §138, stk. 1, 2. pkt. i udbudsloven.

Overtrædelser af udbudsreglerne kan virksomheder og andre klageberettigede parter, herunder styrelsen, klage over til Klagenævnet for Udbud.

Formålet med ordningen er blandt andet at sikre en vis grad af ensretning af ordregiveres pålidelighedsvurderinger samt at sikre en administrativ besparelse for de offentlige ordregivere som følge af, at ordregiverne i høj grad forventes at lægge styrelsens vejledende udtalelse til grund for deres pålidelighedsvurderinger.

På Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside kan man finde vejledning i form af:

• Korte guides der giver en hurtig indføring i reglerne for, hvordan ordregivere skal indhente pålidelighedsvurderinger, og virksomheder kan dokumentere pålidelighed.
• Skemaer der kan anvendes af ordregivere, når de skal anmode om en vejledende udtalelse og til virksomheder, når de vil afgive dokumentation for pålidelighed.
• Et spørgsmål/svar-modul (FAQ) om reglerne for pålidelighedsvurderinger og vejledende udtalelser.

Styrelsen kan desuden kontaktes på e-mail ep@kfst.dk, som er knyttet til Enhed for pålidelighedsvurdering.

Det er kun ordregiver, der kan anmode Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen om en vejledende udtalelse. Ordregiver anmoder om en vejledende udtalelse ved at sende nedenstående oplysninger pr. mail til ep@kfst.dk:

1. Kontaktperson hos ordregiver
2. Grundlaget for beslutningen om- og begrundelsen for udelukkelse af virksomheden 
3. Virksomhedens fremsendte dokumentation for pålidelighed

På styrelsens hjemmeside findes skemaer til ordregivere og virksomheder, som kan benyttes til henholdsvis at anmode om en vejledende udtalelse eller afgive dokumentation for pålidelighed.

En ordregiver kan først anmode styrelsen om en vejledende udtalelse, når en række forhold i en udbudsproces alle er indtruffet:

1. Ordregiver har vurderet, at en virksomhed er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde. Virksomheden har enten udsigt til at få en kontrakten tildelt, ordregiver har vurderet, at det er nødvendigt at indhente dokumentation, eller ordregiver har en igangværende kontrakt med virksomheden.
2. Ordregiver har meddelt virksomheden, at den er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, og anmodet om, at virksomheden fremlægger dokumentation for pålidelighed. 
3. Ordregiver har modtaget virksomhedens dokumentation for pålidelighed.

Nej, ordregiver er ikke forpligtet til at foretage en indledende undersøgelse af materialet. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen opfordrer ordregiver til at fremsende materialet, så snart den samlede dokumentation er modtaget fra virksomheden. Ordregiver kan gennemgå materialet sideløbende med, at det behandles hos Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, således at det ikke forlænger den samlede sagsbehandlingstid.

Ordregiver skal i hvert konkret udelukkelsestilfælde indhente en udtalelse fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen på baggrund af den dokumentation, som en virksomhed fremlægger for sin pålidelighed.

I forhold til rammeaftaler gælder særligt, at ordregiver kan nøjes med at vurdere en virksomheds dokumentation for pålidelighed én gang og derpå henholde sig til denne vurdering igennem rammeaftales løbetid. Dette gælder, når ordregiveren indledningsvist ved tildeling af rammeaftalen har vurderet, at dokumentationen er tilstrækkelig. Ordregiver er i så fald ikke forpligtet til at indhente en vejledende udtalelse fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen på ny, medmindre leverandøren er omfattet af nye udelukkelsesgrunde eller ordregiver bliver bekendt med, at virksomhedens dokumentation ikke længere er retvisende for virksomhedens gennemførte foranstaltninger. I givet fald skal der gennemføres en ny vurdering af dokumentation for pålidelighed.

Ja. Udenlandske virksomheder er omfattet af reglerne i de samme situationer som danske virksomheder.

Ordregiveren skal anmode styrelsen om en vejledende udtalelse, såfremt udenlandske virksomheder, der deltager i offentlige udbud, eller som har indgået kontrakter med offentlige ordregivere i Danmark, er omfattet af en udelukkelsesgrund og samtidig ønsker at dokumentere deres pålidelighed.

En vejledende udtalelse fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen er ikke en forvaltningsretlig afgørelse. Den er derfor ikke bindende. Det betyder, at offentlige ordregivere ikke er forpligtet til at følge en vejledende udtalelse fra styrelsen.

Det er den enkelte ordregiver, der vurderer, om den vejledende udtalelse følges og lægges til grund for ordregivers beslutning om, hvorvidt en virksomhed i tilstrækkelig grad har dokumenteret sin pålidelighed.

Der følger ikke frister for sagsbehandlingen af udbudsreglerne. Den konkrete sagsbehandlingstid afhænger af den enkelte sags kompleksitet og omfanget af den indsendte dokumentation mv. Men af hensyn til både den ordregivende myndigheds udbudsproces, som skal afsluttes uden unødige forsinkelser, og virksomheden, som ønsker afklaring, tilstræber Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen så hurtig en sagsbehandlingstid som muligt.

Da der endnu ikke er konkret erfaring med sagsområdet, er det vanskeligt at fastlægge præcise mål for sagsbehandlingstiden. Det er ambitionen at fastlægge sagsbehandlingsmål i løbet af 2023 for de forskellige sagstyper.

Nej. Styrelsen vurderer alene, om virksomheden i tilstrækkelig grad har dokumenteret sin pålidelighed.

Det er ordregivers ansvar at foretage en vurdering af, hvorvidt en virksomhed er omfattet af en udelukkelsesgrund. Styrelsen vurderer ikke hvorvidt ordregivers beslutning om, at virksomhed er omfattet af en udelukkelsesgrund er korrekt.

Nej.

Den vejledende udtalelse afgives som udgangspunkt på dansk.

Nej. Vejledende udtalelser kan indeholde oplysninger om fx virksomhedsforhold, som ikke kan gøres offentlig tilgængelige. Konkurrence-og Forbrugerstyrelsen offentliggør derfor som udgangspunkt ikke vejledende udtalelser.

Styrelsen forventer i stedet at udarbejde en årlig redegørelse om de behandlede sager med fokus på principielle forhold i udtalelserne.

Herigennem ønsker styrelsen at tydeliggøre rammerne for, hvordan virksomheder kan dokumentere deres pålidelighed, og hvordan parterne kan bidrage til, at processen for pålidelighedsvurdering kan håndteres hurtigt og effektivt.

Adgang til aktindsigt i pålidelighedsvurderinger er omfattet af reglerne i offentlighedsloven.

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen vurderer ikke at adgangen til aktindsigt i vejledende udtalelser om en virksomheds pålidelighed begrænses efter udbudslovens § 5 a. Udbudslovens § 5 a finder kun anvendelse i forbindelse med tilbud eller oplysninger fra tilbud. Det er Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens opfattelse, at indholdet af en pålidelighedsvurdering ikke er oplysninger fra tilbud, da der er tale om dokumentation for nogle virksomhedsspecifikke foranstaltninger, som virksomheden har iværksat for at dokumentere pålidelighed og imødekomme en eventuel udelukkelse.

En pålidelighedsvurdering er en vurdering af, om en virksomhed, der er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, har truffet tilstrækkelige foranstaltninger til at dokumentere sin pålidelighed.

Hvis en virksomhed i tilstrækkelig grad kan dokumentere sin pålidelighed, så kan ordregiver ikke udelukke virksomheden fra en igangværende udbudsprocedure eller bringe en igangværende kontrakt til ophør.

Ordregiver skal konstatere eller påvise, at en virksomhed er omfattet af en udelukkelsesgrund og begrunde dette over for virksomheden. For at påvise sin pålidelighed og undgå udelukkelse kan virksomheden herefter dokumentere eventuelle tiltag, der afhjælper konsekvenserne af - og forebygger yderligere forekomster af – hændelserne, der førte til udelukkelse.

Udelukkelsesgrunden og de konkrete omstændigheder omkring udelukkelsen sætter dermed rammen for, hvilke tiltag der er relevante for virksomheden at gennemføre og dokumentere.

En virksomhed har dokumenteret sin pålidelighed i tilstrækkelig grad, når den:

1. i fornødent omfang har dokumenteret, at ansøgeren eller tilbudsgiveren har ydet erstatning, som denne er blevet pålagt, eller har påtaget sig at yde erstatning for eventuelle tab som følge af sine handlinger omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudsreglerne,

2. i fornødent omfang har gjort indgående rede for forholdene og omstændighederne gennem et aktivt samarbejde med undersøgelsesmyndighederne, og

3. har truffet passende konkrete tekniske, organisatoriske og personalemæssige foranstaltninger for at forebygge yderligere overtrædelser af straffeloven eller øvrige forsømmelser omfattet af udelukkelsesgrundene.

Dokumentation for pålidelighed skal vise en ordregiver og Konkurrence-og Forbrugerstyrelsen, hvorvidt og hvordan virksomheden har gennemført foranstaltninger i praksis.

Dokumentationen fra virksomheden skal muliggøre, at en ordregiver og Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen kan vurdere og konstatere, hvorvidt foranstaltningerne er nye for virksomheden, og hvordan foranstaltningerne er implementeret i virksomhedens drift. Dokumentation kan være interne mailudvekslinger, samarbejdsaftaler med eksterne parter, ansættelseskontrakter, uddannelsesmaterialer, interne kontrolprocedurer mv.

Virksomheden skal således fremlægge dokumentation for processen omkring gennemførelse af foranstaltningerne (procesdokumentation), og dokumentationen for selve initiativet eller tiltaget, der udgør foranstaltningen (initiativdokumentation).

Hvis en virksomhed har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, kan virksomheden fx dokumentere pålidelighed ved at:

1. fremvise dokumentation på, at den forfaldne gæld er betalt, eller
2. fremvise en indgået aftale mellem det offentlige og virksomheden om en afviklingsordning, som er overholdt.

I begge tilfælde skal Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen kunne verificere størrelsen af den forfaldne gæld, samt det beløb som virksomheden har betalt eller har indgået en afviklingsordning om, eller at den forfaldne gæld er betalt.

Dokumentationen kan komme fra et offentligt organ. Det kunne fx være et skærmbillede fra virksomhedens Skattekonto, hvor saldo, dato, CVR nr. og virksomhedens navn bør fremgå.  

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har udarbejdet et skema til brug for virksomheder, som står i en situation, hvor de skal dokumentere pålidelighed i forbindelse med ubetalt, forfalden gæld til det offentlige:

Gå til skema til dokumentation af pålidelighed vedr. gæld til det offentlige (docx)

Virksomhedens dokumentation for pålidelighed kan forelægges på dansk eller engelsk.

Det er ordregivers ansvar at give en virksomhed en passende frist for, hvornår virksomheden skal aflevere sin dokumentation for pålidelighed.

Ved vurderingen af, hvad der udgør en passende frist, skal ordregiveren tage hensyn til alle relevante faktorer forbundet med virksomhedens dokumentation af pålidelighed, herunder blandt andet:

• Muligheden for at indhente oplysninger og dokumentation fra de relevante myndigheder
• Omfanget af den overtrædelse, som har medført udelukkelsen
• Antallet af personer, der er omfattet af udelukkelsesgrunden

Hvis en virksomhed ikke overholder ordregivers frist for indsendelse af dokumentation for pålidelighed, kan ordregiveren gå videre og udelukke virksomheden fra den igangværende udbudsprocedure.

Nej. Det er kun ordregivere, der kan anmode om en vejledende udtalelse i tilknytning til et konkret udbud eller en igangværende kontrakt. Det er ikke muligt for en virksomhed at få en generel vurdering af deres dokumentation for pålidelighed fx forud for deltagelsen i et udbud, hvis de er omfattet af en udelukkelsesgrund.

Hvis en virksomhed vurderer, at en ordregiver har udelukket virksomheden på et forkert grundlag, så kan virksomheden klage over ordregivers beslutning til Klagenævn for Udbud.

Det er ordregiver, som træffer beslutning om, hvorvidt en virksomhed har dokumenteret sin pålidelighed. Beslutningen træffes på baggrund af styrelsens vejledende udtalelse. Er virksomheden ikke enig i en ordregivers pålidelighedsvurdering, kan virksomheden klage over beslutningen til Klagenævnet for Udbud. Det er ikke muligt at klage over styrelsens vejledende udtalelse til Klagenævn for Udbud.