Fællesudbud

Kommunerne Allerød, Frederikssund, Gribskov, Halsnæs, Hillerød og Hørsholm udarbejdede en fælles løsning for vejvedligehold, hvor en fleksibel rammeaftale gjorde det muligt at have forskellige kvalitetsstandarder på de kommunale veje, samtidigt med at kommunerne ikke hæftede for eventuelle efterslæb i en anden kommune.

Fællesudbuddet resulterede i en samlet besparelse på 14 procent – svarende til ca. 14 mio. kr. på tværs af kommunerne – hvor den mindste besparelse var på 3 procent, og den højeste var på 25 procent. Besparelserne blev mulige gennem opgavens størrelse og ved, at den vindende virksomhed kunne planlægge vejarbejdet på tværs af kommunerne. Dertil blev det valgt at opdele udbuddet i to geografiske delaftaler for at tiltrække bud fra flere størrelser af virksomheder.

Samarbejde sikrede bedre proces

Udbuddet var organiseret på en sådan måde, at der hensigtsmæssigt kunne tages fælles beslutninger i udbudsprocessen. For at sikre et fælles ansvar og medbestemmelse blev der etableret en styregruppe for udbuddet, hvor alle kommuner var repræsenteret.

En projektleder var tilknyttet udbuddet, som sørgede for fremdrift i udbudsprocessen og kunne navigere i de forskellige kommuners interesser inden for både tekniske, økonomiske, politiske og juridiske forhold.

Kommunerne skulle desuden deltage i en teknisk og en økonomisk/juridisk arbejdsgruppe. Den tekniske arbejdsgruppe havde til opgave at tilvejebringe oplysninger om vejenes stand og tekniske krav til udbudsmaterialet. Den økonomiske og juridiske arbejdsgruppe fik til opgave at udarbejde betalingsmekanismer, gennemføre den politiske proces i egen kommune og bidrage til udbudsmaterialet.

Projektformen har bidraget til en god udbudsproces, øget erfaringsudveksling og en effektiv kontraktstyring efter indgåelsen af kontrakten. Samarbejdet i arbejdsgrupperne har haft den sideeffekt, at der i dag foregår en større dialog mellem de tekniske afdelinger på tværs af kommunerne end før arbejdet med fællesudbuddet.