Udbud med forhandling

I 2017 udbød Region Midtjylland vask af linned, beklædning og andre tekstiler for at nedbringe omkostningerne til vaskeriydelser. Forud for markedsdialogen havde regionen gjort et grundigt stykke arbejde med ensretning og indsnævring af uniforms- og linnedsortiment, og under forhandlingerne fik både regionen og de deltagende vaskerier ny viden om, hvordan vaskeriopgaven kunne optimeres. Samlet set vurderer regionen, at indretningen af opgaven og selve udbuddet vil nedbringe omkostningerne til vaskeriydelser med 65 mio. kr. over de kommende otte år i forhold til tidligere.

Nye indsigter – nye arbejdsgange

Regionen benyttede udbudsproceduren udbud med forhandling. Ifølge regionen medvirkede forhandlingerne til grundig og tydelig feedback på både udbudsmateriale og tilbud. Op til første forhandlingsrunde havde de tre prækvalificerede leverandører afgivet et indledende tilbud. Regionen gennemgik tilbuddene inden de individuelle forhandlingsmøder med leverandørerne og orienterede dem herefter om forhold, som regionen enten ønskede præciseret eller uddybet.

Under forhandlingerne blev der bl.a. identificeret forhold, der kunne bringe omkostningerne ned. Fx kunne regionen undlade unødvendige logoer på materialer, og regionen åbnede op for, at der kunne ske leveringer på andre tidspunkter end defineret i udbudsmaterialet. Gennem forhandlingerne fik regionen informeret om de nye lokationer, der blev en del af kontrakten i kontraktperioden.

Efter forhandlingsmøderne blev udbudsmaterialet revideret, og tilbudsgiverne afgav herefter deres endelige tilbud. Regionen gennemførte kun én forhandlingsrunde, så udbudsprocessen kunne gennemføres effektivt, og for at tage hensyn til transaktionsomkostninger.

To delkontrakter med kontrolbud og privat leverandør som vinder

Udbuddet var delt op i to delkontrakter, der favnede hvert sit geografiske område. Hver delkontrakt havde en størrelse, der gav stordriftsfordele og grobund for en effektiv drift.

Regionsrådet havde forinden besluttet, at regionens eget vaskeri skulle afgive kontrolbud på begge delkontrakter. Kontrolbuddene vandt begge udbudte delkontrakter, men regionsrådet havde dog besluttet, at mindst en af delkontrakterne skulle tildeles en privat leverandør for at sikre konkurrence i fremtidige udbud.