Hvad er en rammeaftale?

En rammeaftale er en løbende aftale mellem en eller flere ordregivere på den ene side og en eller flere leverandører på den anden. Formålet med rammeaftalen er at fastsætte vilkårene for de kontrakter/leveranceaftaler, der skal indgås i løbet af en nærmere fastsat periode, navnlig med hensyn til pris og mængde.

En rammeaftale er ikke en udbudsprocedure, men en kontraktform. Når den skønnede samlede værdi af alle de indkøb, der kan indgås i henhold til en rammeaftale, overstiger tærskelværdien, skal rammeaftalen i udbud efter reglerne i afsnit II i udbudsloven. Rammeaftaler skal udbydes på samme måde som andre kontrakter om vareindkøb, tjenesteydelser eller bygge- og anlægskontrakter.

Når selve rammeaftalen har været sendt i udbud, kan de konkrete aftaler under rammeaftalen indgås uden et nyt udbud. Også selv om kontraktværdien af den konkrete aftale er over tærskelværdien. En rammeaftale afløfter således en udbudspligt for de ordregivere og de anskaffelser, der er omfattet rammeaftalen. 

Den udbudte rammeaftale indebærer som udgangspunkt ikke en endelig forpligtelse for ordregiveren til at aftage bestemte mængder på bestemte tidspunkter. Leverandøren/leverandørerne er derimod forpligtet til at levere i henhold til rammeaftalen. 

I udbudsmaterialet skal ordregiver specificere kontaktens genstand og kravene hertil. Rammeaftalen kan som udgangspunkt ikke have en varighed, der er længere end fire år.

Rammeaftaler med én leverandør

Tildeling af en kontrakt på grundlag af en rammeaftale, der er indgået med én leverandør, skal ske på grundlag af de vilkår, som er fastsat i rammeaftalen.

Hvis alle vilkår er fastsat i rammeaftalen, indgås kontrakten ved en direkte henvendelse til leverandøren med henblik på at foretage det konkrete indkøb.

Er alle vilkår ikke fastsat i rammeaftalen, kan ordregiver skriftligt anmode leverandøren om at fuldstændiggøre (komplettere) sit tilbud. Vilkårene kan eksempelvis relatere sig til leveringstid, leveringssted, kvalitet, behov for service, mængde etc. Kontrakten skal dog tildeles i overensstemmelse med betingelserne i rammeaftalen.

Rammeaftaler med flere leverandører

Hvis aftalen derimod er tildelt flere leverandører end blot én, skal tildeling ske enten ved direkte tildeling eller efter en genåbning af konkurrencen (herefter benævnt miniudbud).

Antallet af leverandører skal være angivet i udbudsbekendtgørelsen, og det skal desuden være angivet i udbudsmaterialet, om tildeling vil ske på baggrund af direkte tildeling, miniudbud eller en kombination heraf. Ordregiver skal i udbudsmaterialet for rammeaftalen fastsætte de objektive kriterier for valget mellem de to tildelingsformer. Det skal således klart fremgå, hvad der er afgørende for valget mellem de to tildelingsformer.

Kravet om, at der skal gælde objektive kriterier for valget mellem de to tildelingsformer, udelukker ikke, at det afgørende for valget mellem de to tildelingsformer kan være ordregiverens behov. Det skal dog være beskrevet i udbudsmaterialet, hvad der nærmere forstås ved ordregivers behov i forhold til karakteren af de anskaffelser der er omfattet rammeaftalen.

Valget mellem de to tildelingsformer kan således bestå i, at ordregiver ved køb under en vis værdi eller mængde kan foretage en direkte tildeling og ved køb over den fastsatte værdi eller mængde skal gennemføre miniudbud. Ordregiver skal samtidigt angive, hvordan den direkte tildeling skal foregå, om det fx er efter kaskademodellen, samt hvilke kriterier der skal anvendes ved miniudbud.

En myndighed må ikke bruge rammeaftaler til at eliminere den konkurrence, som udbudsdirektiverne tilsigter at skabe om offentlige kontrakter. Det er for eksempel en omgåelse, hvis en ordregiver indgår rammeaftale med alle interesserede, der melder sig, for derefter frit at vælge mellem de forskellige leverandører.

Læs mere

• Kap. 6.2 i vejledningen Udbudsloven - Vejledning om udbudsreglerne