Udbud

Kravet om, at al kommunikationsudveksling i forbindelse med en udbudsprocedure skal ske ved brug af elektroniske kommunikationsmidler følger af Bekendtgørelse om anvendelse af elektronisk kommunikation i udbud, der er en implementering af udbudsdirektivets artikel 22.

Kravet om at gennemføre elektroniske udbud gælder for udbud offentliggjort ved udbudsbekendtgørelser fra den 1. juli 2018, og omfatter kontrakter, der indgås efter udbudslovens afsnit II (EU-udbud) og III (light-regimet) og forsyningsvirksomhedsdirektivet. Bekendtgørelsen skal i sammenhæng med udbudsdirektivet forstås på den måde, at pligten til anvendelse af elektronisk kommunikation også gælder for miniudbud, der gennemføres under en rammeaftale, hvor rammeaftalen er udbudt efter 1. juli 2018.

Det indebærer, at de elektroniske kommunikationsmidler i forbindelse med miniudbud skal leve op til de krav, der fremgår af bekendtgørelsen. Ordregiver skal sikre, at

• de anvendte elektroniske kommunikationsmidler er almindeligt tilgængelige, funktionelt kompatible med almindeligt anvendte elektroniske kommunikationsmidler, ikkediskriminerende og ikke begrænser adgangen til udbudsproceduren
• kun bemyndigede personer kan fastsætte eller ændre datoerne for åbning af ansøgninger og tilbud, og at det nøjagtige tidspunkt for modtagelse af ansøgninger og tilbud kan fastslås med sikkerhed
• adgangen til at deltage i en udbudsprocedure ikke kræver betaling af et vederlag

Kravet om, at al kommunikation skal foregå via elektroniske kommunikationsmidler, kan give visse udfordringer i forhold til kommunikation via almindelig e-mail, da det skal ske under overholdelse af de krav, der fremgår af bekendtgørelsen. Dette indebærer bl.a., at der skal sikres fortrolighed og dataintegritet, hvilket kan være svært at opfylde ved kommunikation via almindelig e-mail. I alle tilfælde skal ordregiver sikre, at det valgte kommunikationsmiddel opfylder de specifikke krav, der fremgår af bekendtgørelsen.

Læs mere om pligt til elektronisk kommunikation ved miniudbud i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens notat her.

Kun i ekstraordinære tilfælde kan løbetiden overstige fire år. Vurderingen af om der foreligger ekstraordinære tilfælde, må ikke være baseret på usaglige hensyn. Ekstraordinære tilfælde kan fx foreligge, hvis leverandørerne har brug for at indkøbe udstyr, hvis afskrivningsperiode er længere end fire år, eller leverandørernes indtjeningsperiode vil blive afkortet som følge af den tid, der skal bruges på udvikling af den udbudte opgave.

Det vil være i strid med udbudslovens regler at indgå tidsubegrænsede rammeaftaler.

Læs mere

• Kap 6.2 i Udbudsloven - Vejledning om udbudsreglerne

Når ordregiver har foretaget den endelige tildeling af en kontrakt og underrettet tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen, har ordregiver stadig mulighed for at tilbagekalde og genoptage tilbudsevalueringen. Det kan eksempelvis være nødvendigt for ordregiver at genoptage en tilbudsevaluering, hvis det fx konstateres, at der er begået fejl under tilbudsevalueringen, og der er risiko for, at den tilbudsgiver, der har fået tildelt kontrakten, ikke burde have fået den tildelt.

Betingelserne for at tilbagekalde en tildelingsbeslutning:

1. Der er blevet begået en fejl ved den oprindelige vurdering af tilbuddene
2. Kontrakten er endnu ikke indgået
3. Den fastsatte vedståelsesperiode er ikke udløbet
4. Samtlige tilbudsgivere er underrettet om, at tildelingsbeslutningen tilbagekaldes, og at vurderingen af tilbuddene genoptages.

Læs mere

• Kap. 10.7 i Udbudsloven – Vejledning om udbudsreglerne

Hverken udbudsloven eller de EU-retlige principper indeholder bestemmelser, der kan begrunde inhabilitet ved kontroludbud.

I dansk ret regulerer kontroludbudsbekendtgørelsens § 4 kommuner og regioners vurdering af de indkomne eksterne tilbud og kontrolbuddet. Det følger af bestemmelsen, at medarbejdere, som har medvirket ved udarbejdelsen af kontrolbuddet, ikke må deltage i vurderingen af tilbuddene.

En bygherre skal ved udbud af en bygge- og anlægskontrakt, der er omfattet af tilbudsloven, sørge for en annoncering. Dette gælder dog kun, hvis bygherren vælger at gennemføre en offentlig licitation eller en begrænset licitation med prækvalifikation.

Tilbudsloven stiller i disse tilfælde krav om offentliggørelse i pressen eller elektroniske medier. Der kan eksempelvis ske offentliggørelse i dagblade, på elektroniske medier eller på udbyderens egen hjemmeside. Der kan også ske frivillig offentliggørelse i EU-Tidende eller på udbud.dk, hvilket vil sikre høj grad af synlighed.

Hvis bygherren vurderer, at det vil fordre en tilstrækkelig konkurrence kan bygherren dog vælge at gennemføre en begrænset licitation uden prækvalifikation i stedet. I dette tilfælde kræver tilbudsloven ikke, at der foretages en forudgående annoncering af opgaven.

Hvad skal en annoncering indeholde?

En annoncering af en bygge- og anlægsopgave skal som minimum indeholde en kort beskrivelse af opgaven, ordregiverens navn og adresse, en tidsfrist for tilbud eller tilkendegivelse af interesse og kriterierne for tildelingen.

For både annoncering af en offentlig licitation samt begrænset licitation med prækvalifikation gælder, at opgaven som minimum skal beskrives i et omfang svarende til, at en interesseret tilbudsgiver kan danne sig et indtryk af, hvorvidt det kan være relevant at afgive tilbud. Derudover bør den indeholde oplysninger om udbyders navn og adresse, samt angivelse af tidsfrist for interessetilkendegivelse eller tilbud.

En annonce for offentlig licitation skal derudover indeholde en beskrivelse af de oplysninger om tilbudsgiverens tekniske og økonomiske formåen, som udbyderen eventuelt kræver, samt en angivelse af, hvorvidt opgaven vil blive tildelt efter kriteriet laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

En annonce for begrænset licitation skal herudover indeholde oplysninger om hvor mange bydende, der vil indkaldt til at afgive bud.

Ingen virksomheder eller deres underleverandører/rådgivere må inddrages i evalueringen af indkomne tilbud, hvori de selv optræder som tilbudsgivere. Det er i denne sammenhæng ikke nødvendigt, at en eventuel forskelsbehandling decideret kan påvises. Det er tilstrækkeligt, at forholdet kan siges at have medført risiko for forskelsbehandling.

Læs mere

• Udbudsloven - Vejledning om udbudsreglerne