E-formularer til EU-udbud

E-formularerne indebærer, at der indføres nye formularer, som ordregivere skal anvende ved offentliggørelse af bekendtgørelser og meddelelser ved EU-udbud omfattet af udbudsdirektiverne på Tenders Electronic Daily (TED).

Europa-Kommissionens Publikationskontor har sammen med de nye e-formularer udviklet en ny platform, eNotices2, hvor e-formularerne er tilgængelige. Hvis ordregiver anvender en anden udbudsplatform til at sende bekendtgørelser og meddelelser til offentliggørelse på TED, vil de nye e-formularer formentlig blive implementeret af platformsleverandøren.

Kravene til, hvilket indhold der skal fremgå af de offentliggjort bekendtgørelser og meddelelser, fremgår (stadig) af bilagene i udbudsdirektiverne, fx udbudsdirektivets Bilag V. De nye e-formularer medfører således ikke nye krav til, hvilket indhold formularerne som minimum skal indeholde. Ordregivere skal dog som hidtil være opmærksomme på, at der derudover kan være oplysninger, hvor det følger af retspraksis eller sektorlovgivning, at disse oplysninger skal fremgå af eksempelvis en udbudsbekendtgørelse.

For at få offentliggjort bekendtgørelser eller meddelelser på TED (Tenders Electronic Daily) kan ordregiver sende sine bekendtgørelser og meddelelser enten via Europa-Kommissionens Publikationskontors løsning eNotices2 eller via en udbudsplatform med integration til TED.

Gå til SIMAP - Information om europæiske offentlige indkøb (europa.eu)

Hvis du som ordregiver plejer at udfylde formularer til dine bekendtgørelser og meddelelser i eNotices, skal du fremover udfylde e-formularerne i eNotices2.

Hvis du plejer at udfylde dine bekendtgørelser og meddelelser via en udbudsplatform, skal du formentlig ikke gøre noget aktivt for at begynde at anvende e-formularerne. De platforme, der sender bekendtgørelser og meddelelser til TED vil skulle implementere de nye e-formularer i deres løsning.

Hvis du har et igangværende udbud, som ikke er blevet afsluttet inden den 24. oktober 2023, betyder det, at dine bekendtgørelser skal udarbejdes i e-formularerne. 

Henvisninger til de hidtidige standardformularer fra de nye e-formularer bliver ikke nødvendigvis oprettet automatisk, og formularerne bliver ikke længere (nødvendigvis) automatisk koblet sammen på tværs af de to formater. Du kan derfor opleve, at der er indhold såsom henvisninger mv., som tidligere er blevet genereret automatisk, som du nu skal udfylde manuelt. 

Ændringer af e-formularerne implementeres ved forordninger én gang om året på initiativ fra Europa-Kommissionen efter høring af medlemslandene. Forordningerne kan indeholde ændringer, der træder i kraft på forskellige tidspunkter.

Ændringerne af e-formularerne kan omfatte ændringer i de nuværende felter, herunder valgmulighederne i de felter, der udfyldes med foruddefinerede lister. Men det kan også medføre tilføjelse af nye felter eller fjernelse af felter. Behov for nye felter kan fx opstå på grund af sektorlovgivning, som skal inddrages ved EU-udbud efter udbudsdirektiverne. Ændringerne kan også opfatte, at felterne skal udfyldes på en anden måde end i en tidligere version af e-formularerne.

Det er Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens forventning, at der kun vil ske ændringer af e-formularforordningen, der fx vedrører tilføjelse af nye felter, én gang årligt. Mindre ændringer og tilpasninger af formularernes indhold, fx grammatiske forbedringer i feltnavne, punkter i lister mv., må forventes oftere.

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen vil opdatere vejledningen om e-formularer, når det vurderes relevant i forbindelse med større opdateringer af e-formularerne, fx ved tilføjelsen af nye felter, hvor kommende ændringer vil blive beskrevet nærmere.