Hvordan skabes relevante og proportionale krav om økonomisk formåen?

Rammeaftalens samlede anslåede værdi er 236 mio. kr., og den løber i perioden fra 1. januar 2022 til 31. december 2025.

Udbuddet blev gennemført som et offentligt udbud. Ved udformningen af udbuddet var der fokus på at stille relevante og proportionale krav til egnethed i form af økonomisk formåen og ved fremlæggelse af referencer. Dette resulterede i dels et bredt tilbudsgiverfelt, hvoraf halvdelen var SMV’er, og dels et leverandørfelt, hvor 2 ud af 3 leverandører på rammeaftalen er SMV’er. 

Adskillige SMV’er blandt tilbudsgiverne

Små og mellemstore virksomheder udgør hovedparten af danske og europæiske virksomheder, og som ordregiver er der derfor god grund til at sikre, at SMV’erne deltager i de udbud, der gennemføres. Markedet for trykkeri- og printydelser er ingen undtagelse, og med afsæt i erfaringer fra tidligere udbud samt viden om markedsaktørerne blev det ved fastlæggelsen af udbudsstrategien overvejet grundigt, hvordan der kunne skabes de bedst mulige vilkår for SMV’ers deltagelse.

Overvejelserne gik i første omgang på i hvilket omfang, der skulle stilles krav til tilbudsgivernes økonomiske og finansielle kapacitet. Der blev truffet beslutning om at stille et krav om en årsomsætning på minimum 20 mio. kr., hvilket er et godt stykke under den grænse, som opstilles i udbudsloven (en årlig minimumsomsætning på 2 gange den samlede kontraktværdi). Dette ud fra bl.a. en vurdering af de enkelte træk der ville blive foretaget på rammeaftalen.

Der blev ikke stillet nogen krav til tilbudsgivernes tekniske og faglige kapacitet.

De lempelige krav resulterede i, at både små og store virksomheder deltog i udbuddet. Under udbudsprocessen afgav seks virksomheder eller konsortier tilbud, hvoraf tre af disse var SMV’er. Der blev indgået rammeaftale med tre leverandører, hvoraf to er SMV’er. 

Køb på rammeaftalen kan foretages enten ved direkte tildeling (med laveste pris) eller ved miniudbud, når der indkøbes fra et kundespecifikt sortiment og indkøbets værdi overstiger 125.000 kr. Denne tildelingsmekanisme medfører, at der er bedre muligheder for, at alle leverandører på rammeaftalen får del i ordrene.

Konkret vurdering af behovet for krav til økonomisk og finansiel formåen

Som ordregiver bør du ved hvert eneste udbud forholde dig konkret til den ydelse, du skal købe og det marked udbuddet vedrører, og fastlægge din udbudsstrategi på baggrund heraf. Det er i forbindelse med krav til tilbudsgivernes økonomiske og finansielle formåen vigtigt at huske på, at reglerne i udbudsloven angiver de maksimale krav, der kan stilles, og at proportionalitetsprincippet skal overholdes – kravene til økonomisk og finansiel formåen må ikke være strengere, end formålet tilsiger. Overvej desuden, om tilbudsgivernes indlevering af referencer ikke kan være en endnu bedre måde at vise, at tilbudsgivernes virksomhed er solid.

Se alle anbefalinger under Bedre SMV-udbud