Udbud: Forbedring af driftsledelse og styrkelse af prioriteringen og planlægningen af større opgaver i Konkurrencestyrelsen

For at understøtte den nye faglige og organisatorisk strategi for Konkurrencestyrelsen, som blev udarbejdet i efteråret 2007, er det besluttet, at der skal gennemføres et udviklingsforløb for styrelsens chefgruppe og udvalgte medarbejdere med fokus på driftsledelse. Udviklingsprojektet skal sikre en øget fokus på planlægning og prioritering af de daglige opgaver samt implementering af værktøjer til bedre driftsledelse i KS.

Samtidigt skal der gennemføres en foranalyse, som skal klarlægge Konkurrencestyrelsens udfordringer i forbindelse med planlægning og styring af styrelsens større projekter.

Udbudsproceduren

Konkurrencestyrelsen ønsker at modtage interessetilkendegivelser fra leverandører, der afgiver tilbud, som både omfatter foranalyse og implementering af driftsledelsesværktøjer i Konkurrencestyrelsen. De to leverancer skal adskilles, så det er muligt blot at vælge én af disse.

I vedlagte bilag beskrives udbudsmateriale til brug for tilbudsgivningen.

Tidsplan for udbuddet er:

Ansøgning om deltagelse

De virksomheder, der er interesseret i at afgive bud på opgaven, indleverer en ansøgning, som indeholder nedenstående dokumenter:

1. En underskrevet tro- og love erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige
2. Referencer fra 3 lignende opgaver til vurdering af ansøgers faglige kompetence

Referencerne skal som minimum indeholde en beskrivelse af opgavens omfang, formål og synlige resultater.

Konkurrencestyrelsen vil på baggrund af ovenstående dokumentation udvælge maksimalt 3 – 4 leverandører, som får mulighed for at afgive tilbud på opgaven.

Ved valg mellem de endelige tilbud vil Konkurrencestyrelsen anvende princippet om det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvor følgende kriterier vægtes:

• Økonomien i projektet (60 %)
• Tydelig sammenhæng mellem projektet og Konkurrencestyrelsens strategi og arbejdsgange (25 %)
• Konsulenternes individuelle kompetencer, som beskrives i form af uddybende CV på de konsulenter, som vil blive involveret i opgaven (15 %)

Det endelige tilbud skal ligeledes præcisere, hvorvidt der kommer udgifter til køb af IT-systemer eller andre værktøjer, som ligger udenfor tilbuddet samt estimat på disse udgifter.

Udbudsmaterialet

Formål

Det overordnede formål med forløbet er

• at gennemføre en foranalyse, som identificerer vores særlige udfordringer i forbindelse med planlægning og styring af styrelsens større sager og projekter og opstille forslag til forbedringer
• at effektivisere løsningen af de daglige driftsopgaver og planlægning og prioritering heraf og hermed styrke styrelsens daglige driftsledelse
• implementere værktøjerne i centrenes arbejdsgange

Baggrund

Styrelsen har i dag store udfordringer med planlægning og prioritering af opgaverne. Opgaverne er mangeartede, og de store sager er meget komplekse, som fylder meget både i omfang og tid. Derudover kommer nogle givne rammevilkår som bl.a. ministerbetjening og eksterne forhandlinger, som i dagligdagen kan rykke ved planlægningen. Oplevelsen er, at vi har et forbedringspotentiale i forhold til vores daglige driftsledelse og i forhold til styring af vores større opgaver og projekter.

Målgruppen samt organisatoriske og kulturelle udfordringer

Styrelsen har i alt 16 chefer. En direktør, 3 vicedirektører og 12 kontorchefer. Gruppen består af jurister, økonomer og en enkelt scient.pol., som alle har stor fokus på kvalitet, faglighed og resultater. 7 kontorchefer sidder i deres første chefjob, og flertallet af cheferne er kommet til chefgruppen indenfor de sidste 3 år.

Det forventes, at driftsledelsesforløbet også vil skulle omfatte et antal medarbejdere, som udvælges i forbindelse med foranalysen. Deres baggrund er ligeledes jurister og økonomer.

Gruppen vil alt i alt udgøre ca. 35-40 medarbejdere og chefer. Det er denne gruppe som refereres til i de følgende beskrivelser.

Det er en akademisk/faglig udfordrende gruppe. Det er en imødekommende og nysgerrig gruppe, de har en lav kedsomhedstærskel og stiller høje krav til niveauet hos tilbudsgiver.

Udbyttekrav

Konkurrencestyrelsen skal have følgende udbytte af forløbet:

• Foranalysen skal give et klart billede af styrelsens nuværende udfordringer og styrker ifm. styring og planlægning af større opgaver og projekter og komme med forslag til mulige tiltag, som kan forbedre dette.
• De involverede chefer og medarbejdere skal opleve, at de bliver bedre til at håndtere driftsledelsesopgaven
• Ledelsen skal opleve en forbedring på planlægningen og styringen af opgaverne med følgende mulige effekter:
  • Øget evne til at nå mål for sagsbehandlingstider
  • Effektiv og sikker eksekvering af de rutinemæssige opgaver i centrene med høj kvalitet og brug af færrest mulige ressourcer
  • Levering af ad hoc opgaver med mindst mulig påvirkning af øvrige driftsopgaver
  • Øget intern tilfredshed med planlægningen og prioriteringen
• Der skal være en tydelig sammenhæng mellem Konkurrencestyrelsens strategi, arbejdsgange og processen

Krav til rammer og struktur

Der er følgende krav til forløbet:

• Foranalysen skal gennemføres i forbindelse med driftsledelsesforløbet
• Gruppen må maksimalt belastes med ca. 2-3 dages involvering, som også skal dække tiden til implementeringsaktiviteter.
• Gruppen må i udgangspunktet maksimalt være væk i en dag ad gangen.

Vi ser et muligt forløb, hvor der sker en kombination af fælles forløb, workshops i grupper og forløb i centrene, som kører sideløbende og med brug af forskellige værktøjer. Der kan være behov for forskellige løsninger på de forskellige faglige områder.

Vi vil gerne se forskellige forslag til undervisningsformen, og hvorledes man kan håndtere implementeringsaktiviteterne.

Kortlægningen af styrelsen udfordringer og styrker med at planlægge og prioritere større sager gennemføres som interviews med medarbejdere, kontorchefer og direktion.

Foranalysens forslag til forbedringer skal være konkrete og mulige at implementere inden for en tidshorisont på 6 måneder.

Organisatorisk forankring

Konkurrencestyrelsens direktion beslutter prioriteringen af projektet samt sætter rammerne. Direktionen er sparringspartner og beslutningstager på programindhold og struktur.

Krav til samarbejdspartnere

Erfaring med lignende opgaver er en forudsætning.

I plenum skal det være en seniorkonsulent, som kører processen. Tilbuddet skal tydeliggøre hvor der gøres brug af seniorkonsulenter, og hvor det ikke er tilfældet. Teamet skal sammensættes, så senioriteten sikres i plenum og økonomien i de andre aktiviteter. Konkurrencestyrelsen forbeholder sig retten til at afbryde samarbejdet, hvis der skiftes konsulent på opgaven.

Det skal ligeledes tydeliggøres, hvorvidt der er tale om et standardprodukt eller et skræddersyet element for hvert enkelt element i den foreslået model.

Vi har behov for en detaljeret tidsplan for hele fasen med behovsafklaringen. Det efterfølgende forløb må der lægges en grov tidsplan fra starten, som gøres mere detaljeret efter behovsafklaringsfasen.

Desuden er der behov for en detaljeret beskrivelse af arbejdsfordelingen mellem Konkurrencestyrelsen og konsulenterne. Hvilken involvering (estimeret i både tid og relevante personer) kræves på de forskellige tidspunkter.

Bilag til udbudsmaterialet, som gives efterfølgende til de prækvalificerede:

• Konkurrencestyrelsens strategi
• Værdigrundlag
• Organisationsdiagram
• Bruger- og interessentanalyse
• Beskrivelse af udviklingen i tidsforbruget på de forskellige sagstyper på konkurrenceområdet
• Beskrivelse af udviklingen i sagstyperne på konkurrenceområdet
• Oversigt over sagsbehandlingstiderne på sagstyper (både konkurrence- og energiområdet)
• Konkurrencestyrelsens resultatkontrakt
• De faglige centres resultatkontrakter
• Procesbeskrivelser for forskellige typer af sager