Vejledning

Totalomkostninger - praktisk vejledning til offentlige indkøbere

Vejledningen er en opdatering af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens "Totalomkostninger i udbud” fra 2014. På baggrund af udbudslovens vedtagelse er vejledningen blevet ændret med opdaterede henvisninger til den relevante lovgivning. I relation til opgørelsen af totalomkostninger er den opdaterede vejledning imidlertid ikke forskellig fra 2014-vejledningen.

Den 1. juli 2022 trådte en række ændringer af udbudsreglerne i kraft. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledninger om udbudsreglerne er derfor under opdatering.

Læs mere om ændringer af udbudsloven

Vi har valgt at lade vejledningerne være tilgængelige på hjemmesiden, selv om de i en periode ikke vil være fuldt ud dækkende eller korrekte, da de anvendes dagligt af mange brugere.

Indtil videre kan vejledningerne derfor kun anvendes under iagttagelse af, at ændringerne i Lov nr. 884 af 21-06-2022 ikke er indarbejdet. Vi fjerner denne advarselstekst  i takt med, at de enkelte vejledninger bliver opdateret.

 

I offentlige indkøb kan det mange gange være en fordel at lave en helhedsbetragtning af omkostningerne forbundet med indkøbet, så man kan sikre, at et indkøb er omkostningseffektivt set over hele brugsperioden.

Det kan blandt andet gøres ved at bruge totaløkonomiske principper. Det indebærer, at der, ud over anskaffelsesprisen, også ses på omkostningerne i brugsperioden. Anskaffelsesprisen udgør ofte kun en begrænset del af de samlede omkostninger. Når omkostningerne i brugsperioden udgør en betydelig andel af de samlede omkostninger, kan det derfor være en fordel at lave en helhedsbetragtning, så man kan få den løsning, som samlet set er mest fordelagtig over hele brugsperioden.

Totalomkostningerne er betegnelsen for summen af anskaffelsesprisen og udgifterne i brugsperioden. Det omfatter alle omkostninger ved at anskaffe, råde over og bruge et produkt i den tidsperiode, man råder over produktet. Omkostningerne i brugsperioden kan fx omfatte udgifter til fragt, ibrugtagning, energiforbrug, service, drift og vedligeholdelse m.v.

Opgørelser af totalomkostninger er relevante, når der er tale om udgifter til både anskaffelse og efterfølgende brug. Det kan være tilfældet ved udbud af både varekøb og bygge- og anlægsopgaver. Ved tjenesteydelser sker der normalt ikke en anskaffelse, men kun betaling for brug af tjenesteydelsen i perioden. Der er derfor typisk heller ikke behov for at opgøre totalomkostninger ved tjenesteydelser.

I denne vejledning gennemgås, hvordan totalomkostninger kan vurderes og opgøres, og hvilke overvejelser ordregivere bør gøre sig i den forbindelse. Fokus i vejledningen er derfor især på de principper og bestemmelser i udbudsloven, som har betydning for anvendelsen af totaløkonomiske principper i udbud. De mere generelle principper og regler, som gælder for alle udbud, er således ikke en del af denne vejledning.