Udbud: Analyse af barrierer for virksomhedernes salg til den offentlige sektor

Udbudsrådet har på sit første møde truffet beslutning om at igangsætte en barriereanalyse. Et delelement i analysen er at klarlægge, hvilke barrierer virksomhederne møder, når de skal byde på offentlige opgaver, og på den baggrund foreslå tiltag, der kan reducere mulige barrierer.

Baggrund

Regeringen har som mål at konkurrenceudsætte flere offentlige opgaver for at sikre høj kvalitet og effektiv ressourceudnyttelse i den offentlige sektor. Regeringen har aftalt med KL, at kommunerne i gennemsnit skal konkurrenceudsætte 26½ pct. af opgaverne i 2010. Konkurrenceudsættelsen i kommunerne er steget de seneste år, men der er endnu et stykke vej til målet. Også for staten og regionerne er det vurderingen, at der er et uudnyttet potentiale for konkurrenceudsættelse af flere opgaver.

I bestræbelserne på at øge konkurrencen om offentlige opgaver er det vigtigt at have fokus på de udfordringer og barrierer, som virksomhederne oplever i mødet med den offentlige sektor som ordregiver. Sådanne barrierer kan hindre, at der skabes nye markeder, og at eksisterende markeder udvikles og fornys.

DI gennemførte i november 2006 blandt en del af sine medlemmer en undersøgelse af virksomhedernes salg til kommunerne. Undersøgelsen viste, at næsten hver tredje virksomhed undlader at byde på offentlige opgaver. Begrundelserne var primært, at kommunerne vælger det billigste bud og ikke tager hensyn til kvalitet og innovative løsninger. Et andet aspekt var, at det var vanskeligt at finde frem til, hvilke opgaver kommunerne udbyder. Undersøgelsen anbefalede bl.a. mere dialog og en pligt for kommunerne til at annoncere de mindre kommunale opgaver på en hjemmeside.

Nogle barrierer er således allerede kendte og for så vidt angår virksomhedernes vanskeligheder med at finde opgaverne, er denne barriere søgt overvundet med indførelsen af annonceringspligten i tilbudsloven. Spørgsmålet er imidlertid, hvor mange barrierer der fortsat består, om der er andre barrierer og i alle tilfælde, hvilken karakter barriererne har.

På den baggrund skal nærværende undersøgelse identificere og konkretisere de barrierer, som forhindrer virksomhederne i at blive leverandører til det offentlige. Virksomhederne skal også komme med forslag til, hvordan barriererne kan reduceres.

Organisatorisk forankring

Konkurrencestyrelsen skal som sekretariat for Udbudsrådet understøtte rådets initiativer og skal på den baggrund foranledige, at der gennemføres en internetbaseret spørgeskemaundersøgelse af, hvilke barrierer leverandørerne oplever i forhold til de offentlige ordregivere. Konsulentundersøgelsen vil således være forankret i Konkurrencestyrelsen.

Opgavebeskrivelsen

Opgaven består i at bistå Konkurrencestyrelsen med identificering af respondenter blandt de private leverandører, udformning af spørgsmål til leverandørerne, udarbejdelse og kvalitetssikring af et elektronisk spørgeskema, test og udsendelse af spørgeskemaer, dataindsamling og databehandling, samt aflevering af data til Konkurrencestyrelsen i en Excel fil. Der skal endvidere ydes en vis bistand til efterbehandling i form af hjælp til fortolkning af de indsamlede data.

Nærmere om indholdet af spørgeskemaundersøgelsen

Spørgeskemaet skal rettes til den salgsansvarlige i virksomhederne. Virksomhedsgrundlaget skal være både små, mellemstore og store virksomheder, så besvarelserne kan afdække, om virksomhedernes størrelse har betydning for de oplevede barrierer. Virksomhederne skal endvidere repræsentere forskellige brancher, der sælger henholdsvis varer, tjenester og bygge- og anlægsopgaver til den offentlige sektor. Det skal endvidere undersøges, om barriererne er afhængige af, om virksomhederne er leverandør til henholdsvis staten, regionerne og kommunerne.

Som bilag til udbudsmaterialet er DI’s spørgsmål til deres medlemsvirksomheder fra 2006-undersøgelsen vedlagt til inspiration til indholdet af den nye undersøgelse.

Download DI's spørgeskema

Nedenfor er endvidere angivet nogle yderligere barrierer, der ønskes belyst i relation til virksomhederne. Nedenstående spørgsmål skal ikke anses som udtømmende men tjene som inspiration til indholdet af undersøgelsen.

• Hvilke barrierer oplever virksomhederne som leverandører af tjenesteydelser til den offentlige sektor?
• Hvilke barrierer oplever virksomhederne som leverandører af varer til den offentlige sektor?
• Hvilke barrierer oplever virksomhederne som leverandører af bygge- og anlægsopgaver til den offentlige sektor?
• Er udbudsreglerne eller statens og evt. kommunernes brug af rammeaftaler problematiske i forhold til små virksomheder?
• Findes der lovgivningsmæssige barrierer eller lignende, der hæmmer konkurrenceudsættelsen af offentlige opgaver, herunder om der er skatte, afgifts- eller afregningsmæssige barrierer.

Opgaven vil herefter være:

• At bistå Konkurrencestyrelsen med identificering af respondenter blandt de private leverandører
• At udforme spørgsmål til målgruppen
• At udarbejde og kvalitetssikre et internetbaseret spørgeskema
• At teste spørgeskemaet på repræsentative respondenter før udsendelse
• At foretage elektronisk udsendelse af spørgeskemaer til respondenterne
• At udsende rykkerskrivelser
• At foretage dataindsamling og databehandling
• At aflevere de indsamlede data i komplet form til Konkurrencestyrelsen i en Excel fil.
• At yde en vis bistand til efterbehandling af de indkomne svar i form af hjælp til fortolkning af data (max 15 timer)

Udbudsform

Offentligt udbud: Alle interesserede kan anmode om udbudsmaterialet og afgive tilbud.

Udbudsprocedure

Udvælgelseskriterier

Udvælgelsen af virksomheder vil ske på baggrund af evne, teknisk kapacitet og økonomiske forhold.

Evne: Kun virksomheder der kan præstere erfaringer fra lignende opgaver, vil komme i betragtning som leverandør. Virksomhederne skal derfor indsende referencer fra minimum 3 lignende opgaver til vurdering af virksomhedernes faglige kompetencer. Referencerne skal som minimum indeholde en beskrivelse af opgavernes omfang og synlige resultater.

Teknisk kapacitet: Kun virksomheder, der er i stand til at udforme elektroniske spørgeskemaer vil blive taget i betragtning som leverandører. Der skal derfor indsendes en kort beskrivelse af det program, der planlægges brugt til opgaven.

Økonomiske forhold: En underskrevet tro- og love erklæring om, hvorvidt tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige vedrørende bidrag til sociale sikringsordninger eller skatter og afgifter, jf. lov nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger, skal vedlægges tilbuddet.

Endvidere vil kun virksomheder, der fremsender det seneste årsregnskab, komme i betragtning som leverandør. Det gælder dog ikke virksomheder, der endnu ikke har afgivet deres første årsregnskab. Disse virksomheder forventes dog at tilvejebringe dokumentation for soliditet og omsætning i øvrigt.

Tildelingskriterier

Opgaven vil blive tildelt virksomheden med det økonomisk mest fordelagtige tilbud efter følgende delkriterier i prioriteret rækkefølge:

• Samlet pris eksklusiv moms
• De tilknyttede medarbejders individuelle kompetencer i forhold til opgaven

Pris: Virksomheden skal i forbindelse med tilbudsafgivelse angive en samlet pris for udførelse af opgaven.

Tilknyttede medarbejderes individuelle kompetencer: Virksomheden skal fremsende CV’er på de medarbejdere, der tilknyttes opgaven. Konkurrencestyrelsen vil i den forbindelse særligt lægge vægt på, at de pågældende medarbejdere har såvel uddannelsesmæssige som praktiske forudsætninger for at kunne gennemføre barriereanalysen bedst muligt.

Tidsplan

Arbejdet ønskes igangsat hurtigst muligt.

Den overordnede tidsplan er følgende:

Andre oplysninger

Der er i udbudsmaterialet gengivet en tidsplan. Virksomhederne skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen tilkendegive, at de vil overholde Konkurrencestyrelsens tidsplan.

I forbindelse med afgivelsen af tilbud skal virksomheden medsende en beskrivelse af, hvordan virksomheden vil løse opgaven. Kun tilbud, der angiver en løsning af de opgaver, som er gengivet i opgavebeskrivelsen, antages.

Vedståelse

Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 2 måneder.

Frist for afgivelse af tilbud

Fristen for fremsendelse af tilbud udløber d. 15. maj kl. 23.30. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil ikke blive taget i betragtning.

E-mail

Tilbuddet bedes fremsendt i pr. e-mail til de ansvarlige for opgaven i Konkurrencestyrelsen: Allan Skytte Christensen og Christina Kønig Mejl.

Kontaktoplysninger

Spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet stilles pr e-mail til: Allan Skytte Christensen og Christina Kønig Mejl.

Betalingen forfalder efter opgavens udførelse og 30 dage efter fremsendelse af faktura.

Kontraktvilkår

Der henvises til Konkurrencestyrelsens retningslinier for aftaler om faglige konsulentopgaver (version 1. august 2006), som er grundlag for kontrakten.

Download retningslinjerne her