Positive erfaringer med dynamiske indkøbssystemer i Københavns Kommune

Københavns Kommune gennemfører flere af deres udbud som dynamiske indkøbssystemer. Et eksempel herpå er kantinedrift, hvor det ofte er en ensartet tjenesteydelse, der skal købes/genkøbes til en af kommunens mange kantiner. Ved at foretage indkøb gennem dynamiske indkøbssystemer sikrer kommunen stordriftsfordele og fleksibilitet, både for sig selv og for leverandørerne.

Dynamisk indkøbssystem som det ”åbenlyse” valg – når betingelserne er til stede

Det er vigtigt at understrege, at valget af udbudsprocedure selvfølgelig afhænger af indkøbsområdet. Hos Københavns Kommune er dynamisk indkøbssystem for kantinedrift muliggjort af en fast besluttet strategi for, hvilke rammer der skal gøre sig gældende i alle medarbejderkantiner. Et dynamisk indkøbssystem er på den måde bedst egnet til sædvanlige indkøb.

Kravspecifikationer og tilbudslister kan på denne måde genbruges og det skaber genkendelighed for tilbudsgiverne. Hele processen for tilbudsafgivning lettes, og der spares tid og ressourcer, både fra tilbudsgivers og ordregivers side. På den måde sparer kommunen sig selv og sine leverandører for transaktionsomkostninger.

Hvis Københavns Kommune havde lavet en rammeaftale, havde kommunen i en årrække måtte holde sig til en fast kreds af leverandører og et sæt faste krav til opgaveløsningen. Dette besværliggør adgangen for SMV’er og mindsker fleksibiliteten, hver gang der skal foretages et indkøb. Et dynamisk indkøbssystem sikrer, at der kan optages nye leverandører efterhånden som markedet udvikler sig, og efterhånden som nye leverandører lever op til kravspecifikationer fra ordregivers side.

Et dynamisk indkøbssystem var derfor den bedste vej frem.

Mange fordele i spil – også for SMV’er

Set fra et SMV-perspektiv er dynamiske indkøbssystemer fordelagtige, fordi der løbende er adgang for nye leverandører, og SMV’er kan derfor søge om optagelse på et dynamisk indkøbssystem, når de er klar. Når kunden i et dynamisk indkøbssystem lægger nye opgaver ud, kan SMV’er nøjes med at byde på de opgaver, hvor SMV’ens kompetencer kommer bedst i spil, og hvor SMV’en dermed kan tilpasse priser, justere tekniske forhold ved tilbuddet og tilbyde kunden en skarp pris og høj kvalitet.

Se alle anbefalinger under Bedre SMV-udbud