Hvordan udformes kravspecifikationen, så der sikres handlerum til den private part?

Hvordan evalueres tilbud i et OPP-projekt?

Hvordan kan en myndighed forholde sig til referencerente i forbindelse med OPP?

Udbudsmaterialet til et OPP-projekt skal i princippet indeholde det samme som i ethvert andet udbud, men kontraktens omfang, herunder ydelser og varighed, vil normalt betyde, at udbudsmaterialet er mere omfangsrigt end ved traditionelle udbud. Udbudsmaterialet skal bestå af en udbudsbekendtgørelse og eventuelt uddybende materiale. Det vil typisk være kontrakt og bilag, herunder kravspecifikation. I udbud, hvor der anvendes konkurrencepræget dialog, vil disse dokumenter typisk ikke være færdigudviklede på udbudstidspunktet, idet den konkurrenceprægede dialog skal anvendes til at fastlægge de nærmere forhold i kontrakten, bl.a. funktionskravene. I dette tilfælde kan den offentlige ordregiver anvende et midlertidigt udkast til kontrakt og bilag eller alternativt udarbejde et dokument, der angiver de nærmere krav og betingelser i projektet.

Kravspecifikationen, der er et bilag til kontrakten, vil i et OPP typisk primært være baseret på funktionskrav snarere end aktivitetskrav.

Ligesom i andre udbud er det centralt, at udbudsmaterialet er klart udformet. Det anbefales således, at udbudsmaterialet er en tydelig og utvetydig tekst, så de potentielle OPP-leverandører ikke er i tvivl om, hvad den offentlige ordregiver efterspørger i projektet.

Hvordan udformes de tekniske specifikationer (kravspecifikationer), så der sikres handlerum til den private part?

I forbindelse med et OPP-projekt skal der – ligesom i andre udbud – udarbejdes en kravspecifikation, som omfatter det aktiv, der skal anlægges, de tilknyttede drifts- og vedligeholdelsesydelser samt eventuelle serviceydelser afhængig af, hvordan projektet er afgrænset. Kravspecifikationen vil typisk være det første bilag til OPP-kontrakten. Det er tilfældet i den OPP-kontrakt, der er tilknyttet standardmodellen.

Kravspecifikationen har til formål at beskrive de ydelser, der skal leveres af den private part. I et OPP-projekt anbefales det, at den offentlige ordregiver så vidt muligt bruger funktionskrav, når de udarbejder kravspecifikationen. Ved at anvende funktionskrav kan den offentlige ordregiver skabe frihed for leverandøren til at udvikle opgaveløsningen løbende og dermed skabe plads til at udvikle totaløkonomiske, innovative løsninger.

Udbud med funktionskrav kaldes også for funktionsudbud. Funktionskrav beskriver krav til ydelsens funktion, herunder resultater og effekter, i stedet for at stille krav til den nøjagtige fremgangsmåde eller detaljerede specifikationer. I funktionskrav lægges der således mindre vægt på de metoder og arbejdsgange, som OPP-leverandøren skal anvende for at nå frem til de ønskede leverancer, resultater og effekter. Funktionskrav er altså et alternativ til de mere klassiske aktivitetskrav. Ved aktivitetskrav er fokus på, hvordan opgaven skal løses. Til forskel herfra lægges der ved funktionsudbud vægt på outputtet af ydelsen.

Der kan skelnes mellem tre typer af funktionskrav:

• Krav til leverancen, fx krav til kvaliteten eller til den leverede service
• Krav til resultatet af leverancen
• Krav til effekten af leverancen

Formålet med at anvende funktionskrav i et OPP er at undgå, at kravene til bygningens indretning m.v. begrænser OPP-leverandørens muligheder for at sikre en hensigtsmæssig drift. Samtidig er det naturligvis nødvendigt for den offentlige ordregiver at stille krav til den ydelse, der indkøbes. Hvordan denne balance opnås bedst, må vurderes konkret fra projekt til projekt.

I et OPP-projekt forventes det, at det samlede resultat kan optimeres økonomisk og/eller kvalitetsmæssigt ved at tænke den efterfølgende drift ind i byggefasen. De private leverandører, som byder på opgaven, kan på baggrund af funktionskravene vurdere begge faser. Herigennem gives der mulighed for, at de kan udvikle den løsning, der konstruktionsmæssigt, arkitektonisk, vedligeholdelsesmæssigt og driftsmæssigt er optimal for det samlede projekt. Jo mere rummelig en kravspecifikation er, des bedre kan den private part udnytte sin viden og sine kompetencer til projektoptimering til at skabe synergi mellem byggefasen og den efterfølgende drifts- og vedligeholdelsesfase. Jo større rummelighed der er i kravspecifikationen, des større potentielle gevinster kan der være for såvel den offentlige ordregiver som OPP-leverandøren. Som udgangspunkt anbefales det derfor, at kravspecifikationen er rummelig.

Kravspecificering handler også om at prioritere. Jo flere krav der stilles, des mere koster det som regel. Der bør derfor fokuseres på, at kravspecifikationen er så simpel som muligt. Det anbefales derfor, at kravspecifikationen udformes, så den afspejler de reelle behov og den mulige økonomiske ramme og ikke udvikler sig til en ønskeliste. Samtidig vil det ved udarbejdelsen af funktionskravene være hensigtsmæssigt at sikre, at eventuelle fremtidige brugere af anlægget m.fl. bliver hørt.

Hvordan evalueres tilbud i et OPP-projekt?

Tildelingskriterier og evalueringsmetoder i et OPP-projekt adskiller sig heller ikke fra traditionelle former for udbud.

Anvendelsen af tildelingskriterierne og evalueringsmetoder er et vigtigt led i at opnå de fordele, som kan opnås gennem et OPP. Ved at tilrettelægge tildelingskriterierne optimalt gives de nødvendige incitamenter til den private part til at sammentænke etablering og drift i forbindelse med tilbudsafgivelsen.

Som udgangspunkt bør tildelingskriteriet være ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”. Hvis der anvendes konkurrencepræget dialog, er det obligatorisk at anvende dette tildelingskriterium. Det anbefales, at pris indgår i underkriterierne. Øvrige underkriterier vil variere afhængig af, hvilket anlæg projektet tager udgangspunkt i. Ved projekter, der drejer sig om anlæg af en bygning, vil det ofte være oplagt, at underkriterierne lægger fokus på arkitektonisk funktionalitet og eventuelt arkitektonisk æstetik.

I forbindelse med den nærmere specifikation af underkriterier kan det anbefales:

• At der i forbindelse med vurderingen af funktionaliteten både er fokus på anlægsløsningen og den efterfølgende løsning af drift og vedligeholdelse
• At der i forbindelse med vurderingen af anlægsarbejdet tages hensyn til kontraktens genstands funktionssammenhæng (dvs. de tanker, der ligger bag den funktionalitet, der skabes i forbindelse med anlægsarbejdet, fx rumdisponering eller fleksibilitet)
• At der i forbindelse med vurderingen af den efterfølgende drift og vedligeholdelse tages hensyn til den drifts- og vedligeholdsstrategi, der indgår i tilbuddet (fx hvordan vedligeholdet er tilrettelagt mht. eventuelle gener for brugerne)
• At det ved priskriteriet er den samlede nutidsværdi af alle betalinger indeholdt i kontrakten, der bedømmes.

Læs mere om evaluering af tilbud i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning Evalueringsmetoder – Praktisk vejledning til offentlige indkøbere.

Hvordan kan en offentlig myndighed forholde sig til referencerente i forbindelse med udbud af et OPP?

I forbindelse med udarbejdelsen af udbudsmaterialet til et OPP-projekt anbefales den offentlige ordregiver at være særligt opmærksom på, om og hvordan der skal anvendes en referencerente.

I de fleste tilfælde finansierer OPP-leverandøren sit projekt ved at optage et lån. Lånet optages, når OPP-kontrakten indgås, men der kan være stor forskel mellem renteniveauet på indgåelsestidspunktet og tidspunktet for afgivelse af OPP-leverandørens tilbud, da udbudsfasen ofte kan være forholdsvis langvarig. Det betyder, at forudsætningerne for OPP-leverandørens tilbud kan ændre sig væsentligt frem til tidspunktet for kontraktindgåelsen.

Denne risiko kan håndteres på forskellige måder. En mulighed er, at der slet ikke gøres noget. Det kan være en acceptabel fremgangsmåde i mindre eller kortvarige projekter. I større, langvarige projekter vil OPP-leverandørens prissætning af denne risiko have væsentlig betydning for det afgivne tilbud. For at håndtere risikoen kan der anvendes en referencerente for alle tilbud, hvilket samtidigt er med til at gøre tilbuddene sammenlignelige. På tidspunktet for OPP-kontraktens indgåelse genberegnes tilbuddet ud fra det faktiske renteniveau.

Den referencerente, der vælges, kan have stor betydning for OPP-leverandøren. Det anbefales at anvende en passende kommerciel referencerente.

Sidst opdateret: 27. marts 2018