Udbudsproceduren

Udvælgelsesfasen

Dialogfasen

Indledende fællesmøde

Generelt om dialogmøderne

Første individuelle dialogmøde

Andet individuelle dialogmøde

Tredje individuelle dialogmøde

Tilbudsgivningsfasen

Dette afsnit giver en detaljeret gennemgang af, hvordan en udbudsproces med konkurrencepræget dialog kan tilrettelægges. Standardmodellen indeholder, som nævnt i afsnittet om udbudsformer, ikke en gennemgang af udbud med forhandling. Det påtænkes at udarbejde en selvstændig vejledning om brugen af udbud med forhandling.

Proceduren for konkurrencepræget dialog i et OPP-projekt adskiller sig ikke fra den generelle procedure for konkurrencepræget dialog. Nedenfor præsenteres et forslag til, hvordan en sådan procedure konkret kan gennemføres i forbindelse med et OPP.

Elementer, der er markeret med [ ] i drejebogen, anbefales at tilpasses til det konkrete projekt.

Hovedformålet med at gennemføre et udbud som konkurrencepræget dialog er at få skabt klarhed over, hvilke løsninger, både tekniske, finansielle og juridiske, markedet kan og er villig til at levere, herunder på hvilke vilkår virksomhederne er villige til at levere det ønskede.

Markedet repræsenteres ved en række prækvalificerede potentielle OPP-leverandører, der er interesserede i at afgive tilbud på projektet.

Ved udbud efter reglerne om konkurrencepræget dialog er der i realiteten tre faser, nemlig:

• Ansøgningsfasen, hvor der på grundlag af udbudsbekendtgørelsens krav til udvælgelseskriterier prækvalificeres et antal virksomheder/konsortier (læs mere om konsortier i afsnittet om tilbudsgivere), som derefter opfordres til at deltage i dialogen.
• Dialogfasen, hvor det indkredses og fastlægges, hvordan den offentlige ordregivers behov bedst kan opfyldes, og hvor der er mulighed for at frasortere antallet af løsninger, der skal drøftes.
• Tilbudsfasen, hvor der på grundlag af det endelige udbudsmateriale afgives endelige tilbud, som evalueres i henhold til tildelingskriterierne.

Efter tilbuddenes afgivelse er der mulighed for en vis afklaring af tilbuddene samt præcisering af uklare elementer, men ikke til egentlige forhandlinger.

Dialogfasen kan gribes an på mange forskellige måder. Nedenfor beskrives nærmere, hvordan en offentlig ordregiver helt konkret kan vælge at håndtere den konkurrenceprægede dialog.

Med den konkurrenceprægede dialog er der åbnet op for den mulighed, at den offentlige ordregiver sammen med hver af de prækvalificerede virksomheder vil kunne drøfte nærmere, hvordan den offentlige ordregivers behov bedst opfyldes. Dialogmøderne har som det væsentligste formål at etablere en hensigtsmæssig ramme for drøftelse af de potentielle OPP-leverandørers oplæg til løsninger. Det er ikke meningen, at dialogmøderne skal indebære forhandling af ”færdige tilbud” fra leverandørerne omfattende detaljerede, endelige tekniske og økonomiske beskrivelser.

Et væsentligt formål med den konkurrenceprægede dialog er at fremme, at der i sidste ende indleveres et antal velegnede og konditionsmæssige tilbud, som lader sig evaluere ud fra de opstillede tildelingskriterier.

Af hensyn til udbudsprocessen – og ikke mindst en konstruktiv og effektiv afvikling af dialog-fasen – anbefales det, at den offentlige ordregiver på forhånd fastlægger rammerne for dialogen med de potentielle OPP-leverandører. Herunder kan den offentlige ordregiver fastlægge:

• Hvornår og i hvilket omfang der i dialogen skal fokuseres mest på udbudsmaterialet og/eller tilbudsgivers løsningsforslag
• En konkret tidsplan for afviklingen af dialogmøder, indlevering af materiale til brug for dialogmøderne etc.

Det anbefales, at fastlæggelsen af indholdet af dialogmøderne afstemmes med de potentielle OPP-leverandører, der indgår i dialogen, sådan at de på forhånd er orienteret om den offentlige ordregivers forventninger til de enkelte dialogmøder.

Udbudsproceduren

Udbudsproceduren indebærer, at der foretages en prækvalifikation af de potentielle OPP-leverandører, der vurderes som bedst egnede til at løfte opgaven målt på udvælgelseskriterier, der er fastlagt i udbudsmaterialet.

Den offentlige ordregiver anbefales at tilrettelægge dialogen med de potentielle OPP-leverandører sådan, at leverandørerne får vid mulighed for at påvirke rammerne for det endelige løsningsforslag og dermed tilbudsgivningen.

Et konkret bud på en udbudsprocedure er nærmere beskrevet i dette afsnit. Hvis proceduren anvendes, skal det bemærkes, at en række forhold med fordel kan eller skal tilpasses det konkrete OPP-projekt.

Udvælgelsesfasen

Udbudsprocessen indledes med, at den offentlige ordregiver offentliggør en udbudsbekendtgørelse. Udbudsbekendtgørelsen er en standardskrivelse, som skal udfyldes i forbindelse med enhver udbudsproces. En skabelon til bekendtgørelsen kan findes på Simap.europa.eu. Fristen for anmodning om deltagelse skal være passende og minimum 30 dage. Udbudsbekendtgørelsen danner grundlag for en prækvalifikation af deltagere efter reglerne om begrænset udbud. Samtidig med offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen skal det øvrige udbudsmateriale være tilgængeligt. Tildelingskriteriet skal være ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”, og underkriterierne skal fremgå enten af udbudsbekendtgørelsen eller af det øvrige udbudsmateriale.

I udbudsbekendtgørelsen fastlægges udvælgelseskriterierne for prækvalifikationen. På baggrund af kriterierne skal der søges udvalgt mindst tre virksomheder, som får mulighed for at deltage i dialogfasen og afgive tilbud. Såfremt der er færre end tre virksomheder, der lever op til mindstekravene til egnethed, kan ordregiver fortsætte proceduren med disse virksomheder.

Det kan være relevant på et tidligt tidspunkt at tage hensyn til de potentielle OPP-leverandørers omkostninger ved at medvirke i dialogfasen. Dette er bl.a. baggrunden for, at ordregiver skal begrunde, hvis der prækvalificeres flere end fem ansøgere.

Ved siden af de omkostningsmæssige fordele forbundet med at begrænse antallet af leverandører anbefales den offentlige ordregiver at være opmærksom på, at der fortsat er konkurrence om opgaven. Det er vigtigt, at der er nok potentielle leverandører i spil til at skabe den konkurrence, der skal sikre et optimalt resultat.

Ved udbud af en OPP-kontrakt vil leverandørerne normalt have form af en enkelt virksomhed eller være sammensat i konsortier. Ud over konsortiedeltagerne må det forventes, at en del af tilbudsgiverne vil anvende underleverandører.

Læs mere om konsortier i afsnittet om tilbudsgivere

Dialogfasen

Formålet med dialogfasen er, at den offentlige ordregiver gennem drøftelser med de prækvalificerede potentielle OPP-leverandører får indblik i de tekniske løsningsmuligheder samt de økonomiske og juridiske vilkår, der bedst opfylder den offentlige ordregivers behov og ønsker. I princippet kan alle aspekter af kontrakten drøftes under dialogen, men af ressourcemæssige grunde vil det være hensigtsmæssigt, at der er fokus på styring af processen.

Den offentlige ordregiver afsætter en periode til dialogfasen. Det anbefales, at der afsættes en periode, der giver plads til at få fastlagt, hvordan den offentlige ordregivers behov opfyldes bedst. Der skal herunder afsættes tid til, at det drøftes, hvilke tekniske løsninger der er mulige, samt hvilke økonomiske og juridiske vilkår de giver.

For at strukturere processen kan det anbefales, at dialogen opdeles i faser. I så fald skal denne fremgangsmåde være beskrevet i udbudsmaterialet.

Til dialogmøderne kan den offentlige ordregiver i relevant omfang deltage sammen med en eventuel finansiel og juridisk rådgiver på sagen.

Efter hver runde af dialogmøder skal ordregiver overveje, hvorvidt dialogen medfører et behov for at foretage ændringer i udbudsmaterialet. Hvis der foretages en ændring i udbudsmaterialet, skal tilbudsgiverne orienteres herom. Ordregiver kan også beslutte at foretage en begrænsning i antallet af løsninger.

En eventuel begrænsning skal ske på baggrund af de fastsatte kriterier for tildeling. Gør ordregiver brug af denne mulighed, skal underretningen til de tilbudsgivere, hvis tilbud eller løsning bliver sorteret fra, være ledsaget af en begrundelse for, hvorfor tilbuddet eller løsningen er blevet afvist. I det tilfælde vil en begrundet meddelelse om fravælgelsen skulle sendes til denne/disse leverandører senest samtidig med udsendelse af referater og bemærkninger fra dialogmødet. Det skal bemærkes, at der ikke er en pligt til at begrænse antallet af løsninger i løbet af dialogfasen.

Dialogfasen kan startes med et indledende fællesmøde med alle prækvalificerede deltagere. Herefter gennemføres individuelle dialogmøder med hver enkelt tilbudsgiver. Antallet af dialogmøder kan variere. I drejebogen lægges der op til en model med tre dialogmøder. Det vurderes, at tre dialogmøder i mange tilfælde vil være tilstrækkeligt i forbindelse med et OPP-projekt. Det vil altid være en konkret vurdering, om det er tilstrækkeligt med fx to dialogmøder, eller om det er nødvendig med fx fem dialogmøder. Det forventede dialogforløb skal beskrives i udbudsmaterialet, herunder hvor mange dialogmøder ordregiver forventer at afholde. Dette udelukker ikke, at antallet af dialogmøder justeres undervejs i proceduren. Hvis ordregiver i udbudsmaterialet eksempelvis har beskrevet et dialogforløb med tre dialogmøder og efter den første dialogrunde vurderer, at det kun er nødvendigt med to dialogrunder samlet, vil der altså ikke være noget til hinder for, at ordregiver afviger fra den oprindelige plan. Ordregiveren bør ikke ændre så meget i dialogprocessen, at den gennemføres på en måde, der er grundlæggende forskellig fra den oprindelig plan, der er beskrevet i udbudsmaterialet. Endvidere må ændringen ikke være udtryk for en usaglig forskelsbehandling af tilbudsgiverne.

Undervejs i dialogfasen bør de prækvalificerede tilbudsgivere som i et almindeligt renoveringsprojekt efter AB92 eller ABT93 have mulighed for at besigtige bygningen og eventuelt gennemføre prøver for egen regning. Det bør i det konkrete projekt vurderes, hvornår det vil være hensigtsmæssigt at gennemføre besigtigelsen. Det vil afhænge af, hvornår i forløbet den offentlige ordregiver ønsker, at den tekniske løsning af opgaven skal drøftes, da bygningsgennemgangen er særlig relevant for tilbudsgivernes tekniske løsning. Det anbefales, at besigtigelsen af bygningen foretages senest inden andet dialogmøde. I mange projekter vil det sandsynligvis give mening at foretage gennemgangen tidligere, fx allerede i forbindelse med det indledende møde. For projekter af stor kompleksitet kan det være relevant med mere end én gennemgang. Det vil i så fald ligeledes være en konkret vurdering for den offentlige ordregiver, hvornår i processen den/de opfølgende besigtigelse(r) bør finde sted.

Indledende fællesmøde

På det indledende møde deltager repræsentanter fra samtlige potentielle OPP-leverandører. På mødet foretager den offentlige ordregiver en overordnet gennemgang af udbudsmaterialet og de nærmere forventninger til dialogfasen. Det anbefales, at der i udbudsmaterialet tages forbehold for at afholde flere dialogmøder end det skemalagte, hvis det under processen viser sig nødvendigt, ligesom det anbefales, at det meddeles tilbudsgiverne, at det er den offentlige ordregiver, der beslutter, hvornår dialogfasen afsluttes.

På fællesmødet anbefales det, at der gives mulighed for at stille spørgsmål. Det anbefales også, at der udsendes et skriftligt referat fra mødet til en repræsentant fra samtlige prækvalificerede tilbudsgivere. Det anbefales, at den offentlige ordregiver på forhånd lægger sig fast på at udsende referat fra mødet senest [inden én uge] efter mødets afholdelse.

Generelt om dialogmøderne

Efter fællesmødet gennemføres [tre] dialogmøder med hver af tilbudsgiverne. Dialogforløbene skal være parallelle og lukkede, og den offentlige ordregiver må derfor ikke uden samtykke afsløre de løsninger, som en deltager har foreslået, over for andre deltagere eller i øvrigt afsløre andre fortrolige oplysninger, som en deltager i dialogen har meddelt. Ordregiver skal endvidere dokumentere dialogforløbet. Dokumentationen kan fx være i form af et skriftligt referat, som sendes ud til de enkelte tilbudsgivere.

Til samtlige dialogmøder afsættes der [en arbejdsdag fra kl. 09:00-16:00]. Det anbefales, at dialogmøderne gennemføres under en stram dagsorden, som omfatter drøftelse af de centrale temaer, herunder tværfaglige fokusområder.

Forud for hvert dialogmøde udarbejder de potentielle OPP-leverandører, som deltager i dialogen, et skriftligt oplæg, der kan danne grundlag for dialogen på mødet. Det skriftlige oplæg opbygges sådan, at det kan fungere som disposition for dialogmødet i forhold til de overordnede temaer, som den offentlige ordregiver har udpeget for mødet. Det anbefales, at der udarbejdes en mødeplan, hvor der er angivet en frist for aflevering af oplæg forud for mødet.

Den offentlige ordregivers bemærkninger til OPP-leverandørerne afgives så vidt muligt under mødet, men bemærkningerne kan suppleres ved et referat med yderligere kommentarer, fx omfattende ordregiverens ønsker til optimering af den løsning, som OPP-leverandøren har foreslået.

I de skriftlige oplæg og på dialogmøderne anbefales det, at de potentielle leverandører udfordrer det fulde udbudsmateriale, dvs. – hvis ønsket – kommer med forslag til ændringer af alle bestemmelser i materialet, dog under overholdelse af de temaer, der er programsat til de enkelte møder.

Efter hvert dialogmøde udsendes der et referat til de deltagende potentielle OPP-leverandører. Referaterne skal ikke være offentligt tilgængelige, og det enkelte referat skal derfor kun sendes til den pågældende leverandør. Hvis der på et dialogmøde behandles spørgsmål af generel karakter, der må formodes at kunne have betydning for konkurrencen, skal sådanne spørgsmål udsendes til alle deltagere i den konkurrenceprægede dialog.

For at undgå et unødvendigt ressourceforbrug hos de potentielle leverandører anbefales det, at den offentlige ordregiver tilstræber at meddele, hvis der er forhold i løsningsforslagene eller aftalevilkårene, der klart afviger fra kravene i udbudsmaterialet. Dette bør meddeles i forbindelse med de enkelte dialogmøder og være reflekteret i det efterfølgende referat.

Det nærmere formål med dialogmøderne kan blive uddybet undervejs i forløbet. Det samme gælder indholdet af de potentielle leverandørers skriftlige oplæg samt dagsordenerne.

Det anbefales, at den offentlige ordregiver lægger sig fast på, hvorvidt det skriftlige materiale, der udarbejdes af ordregiveren under dialogen, vil være på [dansk], på samme vis hvad angår drøftelserne under dialogen.

I tilknytning til et dialogmøde kan der nedsættes arbejdsgrupper, som forbereder enkelte spørgsmål eller problemstillinger til drøftelse på selve dialogmødet.

Det er vigtigt, at der afsættes nok tid imellem de enkelte dialogmøder til, at de private virksomheder kan forberede sig grundigt til de enkelte møder samt indhente eventuelle nødvendige godkendelser og tilladelser. Inden for denne ramme kan det anbefales, at der gennemføres en koncentreret proces, hvor der ikke er for langt imellem møderne. En koncentreret proces vil højst sandsynligt give det mest effektive forløb.

Første individuelle dialogmøde

Formålet med første dialogmøde er at modtage de potentielle leverandørers bemærkninger til udbudsmaterialets krav og ønsker til både tekniske, funktionelle, økonomiske og juridiske vilkår.

Det skriftlige materiale, som den offentlige ordregiver må forvente at modtage fra de potentielle leverandører som grundlag for det første individuelle dialogmøde, kan være forholdsvis overordnet. Det anbefales, at materialet kun forventes at understøtte – fx ved hjælp af overordnede skitser og eksempler – de synspunkter, som leverandørerne måtte have på udbudsmaterialet i lyset af det overordnede indhold i deres løsningsforslag. Netop på grund af det første dialogmødes meget indledende karakter anbefales det, at der ikke opstilles eksakte krav eller forventninger til det skriftlige materiale som grundlag for mødet.

Det er ønsket med det første dialogmøde at modtage de potentielle leverandørers bemærkninger til alle dele af udbudsmaterialet, som efter deres mening kan få betydning for afgivelse af det økonomisk mest fordelagtige tilbud efter de opstillede tildelingskriterier. Den offentlige ordregiver anbefales på forhånd at have oplistet de fokuspunkter, hvor man især har fundet det nødvendigt at modtage input. Den offentlige ordregivers oplistning af fokuspunkter, der skal drøftes under det første dialogmøde, kan med fordel fremgå af dagsordenen for mødet med henvisning til ”information til tilbudsgiver”.

En dagsorden for det første individuelle dialogmøde kan se således ud:

a. Tilbudsgivers overordnede bemærkninger til udbudsmaterialet. De potentielle leverandører kan her komme med bemærkninger til udbudsmaterialet, herunder forslag til, hvordan udbudsmaterialet vil kunne redigeres med henblik på at opnå det bedst mulige tilbud.

b. Tilbudsgivers redegørelse for det helt overordnede indhold i tilbudsgivers forestillinger om opgavens tekniske løsning, herunder sammentænkning af renovering og drift. De potentielle leverandører bidrager med deres overordnede tanker og ideer om et helhedsbillede til gennemførelse af opgaven, herunder vedrørende hensyn til funktionalitet, teknisk gennemførlighed og omfanget af de efterfølgende driftsforpligtelser.

c. Redegørelse for tilbudsgivers organisering i projektet. Hvis der er tale om et konsortium, anbefales det, at der indgår en redegørelse for den private leverandørs organisering i projektet både internt i virksomheden og imellem de involverede virksomheder(organisationsplan). Formålet med beskrivelsen er at skabe klarhed hos den offentlige ordregiver om, hvem der løser opgaver, herunder fx opgaver med projektering, anlæg og drift af aktivet. Samtidig skal ansvarsfordelingen beskrives.Læs mere om forskellige måder, tilbudsgivere kan organisere sig på, i afsnittet om tilbudsgivered. Redegørelse for tilbudsgivers foreløbige forventninger til finansiering bl.a. omfattende information om:

• OPP-leverandørens forventede typer af finansiering
• Overordnet drøftelse af finansiel tilbudsmodel
• Information om forventede egenkapitalindskydere i virksomheden
• Bemærkninger til de juridiske vilkår og de fokuspunkter, som er særskilt opregnet i ”information til tilbudsgiver”
• Eventuelt

Den offentlige ordregiver udsender på baggrund af det første individuelle dialogmøde supplerende kommentarer og eventuelle præciseringer/ændringer af udbudsmaterialet til samtlige deltagende virksomheder. Det anbefales, at det fremgår, på hvilke punkter den offentlige ordregiver er indstillet på at justere og supplere udbudsmaterialets tekniske, økonomiske og juridiske vilkår m.v., samt hvor de potentielle leverandører får mulighed for at tage forbehold.

Under eller efter mødet kan det desuden tilkendegives over for hver af leverandørerne, hvorvidt den offentlige ordregiver finder det overordnede indhold af løsningen for uholdbar med henblik på, at de kan nærme sig den offentlige ordregivers forventninger under det andet individuelle dialogmøde.

Hvis der ikke er gennemført besigtigelse af bygningen i forbindelse med det indledende fællesmøde, bør denne gennemføres i forbindelse med det første dialogmøde eller i fasen frem til det andet dialogmøde. Besigtigelsen bør under alle omstændigheder være gennemført inden andet dialogmøde.

Andet individuelle dialogmøde

Formålet med det andet individuelle dialogmøde anbefales at være at komme nærmere en forståelse af de potentielle leverandørers forslag til opgaveløsningen. Herunder kan mødet bruges til at opbygge forståelse for forslag til håndtering af risici, økonomiske og juridiske forhold m.v. Især bør der fokuseres på hovedindholdet i opgavens løsning, og hvorvidt løsningsforslagene lever op til udbudsmaterialets grundlæggende krav og ønsker.

På mødet anbefales det, at der etableres en nærmere afklaring af, hvordan den offentlige ordregivers forventninger bedst matches med leverandørernes løsningsforslag vedrørende de tekniske, kontraktuelle og økonomiske forhold.

Der er på forhånd fastsat en tidsfrist for de enkelte leverandørers indlevering af et samlet løsningsforslag på skitseniveau.

Det foreslås, at skitseforslaget skal tage stilling til og illustrere løsningsforslaget således:

• Renoveringsarbejdet. Den private leverandør bedes præsentere:
  » Helhedsbillede af opgavens løsning med fokus på funktionalitet samt evt. æstetik, hvis dette er et relevant emne for renoveringen, herunder beskrivelse af økonomien, der knytter sig hertil. Det kan fx forventes at omfatte beskrivelse af løsningsforslag med skitser samt kommentarer og bemærkninger til udbudsmaterialet.

• Teknik. Den private leverandør bedes præsentere:
  » Overvejelser, ved hjælp af skitser eller anden form for illustration, om det tekniske hovedindhold.
  
  
• Facility management og drift. Den private leverandør bedes præsentere:
  » Overvejelser om sammentænkning af renoveringsarbejde og drift
  » Tanker angående driftsstrategi samt organisering
  » Overordnet beskrivelse af driftsstrategi, herunder om dele af driften forventes varetaget af den offentlige ordregiver
  » Overordnet beskrivelse af samarbejdsrelationer mellem OPP-leverandøren og den offentlige ordregiver.
  
  
• Finansiering og risikodeling. For så vidt angår dette punkt, er det centralt at bemærke, at den offentlige ordregiver ikke på dette tidspunkt kan forvente, at der fremlægges endelige og færdige finansieringsforslag. Den private leverandør bedes præsentere:
  » Foreløbige indikationer vedrørende finansieringsstruktur og risikovurdering heraf samt foreløbig finansieringsomkostning for fremmed- og egenkapital
  » Foreløbige indikationer af financierens procedurer og status for kreditgodkendelse
  » Foreløbige indikationer af forventede likviditetsreserver og/eller kredittilsagn til OPP-selskabet
  » Kommentarer til risikodeling
  » Kommentarer til overordnede principper i betalingsmekanisme
  » Definition af funktionsdygtighed
  » Overordnede principper for opgørelser af nedslag
  » Yderligere kommentarer til betalingsmekanisme:
  » Fordeling af tilgængelighed/service
  » Beregning af nedslag for manglende tilgængelighed og service.
  
  
• Kontrakten. Den private leverandør bedes præsentere:
  » Forslag til vilkår på de punkter, som den offentlige ordregiver har bedt om bemærkninger til efter det første dialogmøde, og kommentarer til kontrakten både generelt og vedrørende de fokuspunkter, der er særligt opregnet i ”information til tilbudsgiver”.
  » Bemærkninger i øvrigt til udbudsmaterialet og ordregivers refleksioner efter det første individuelle dialogmøde.

En dagsorden for det andet individuelle dialogmøde kan herefter se ud som følger:

• Drøftelse af funktionalitet og evt. æstetik [i renoveringsprojekter, hvor dette er relevant], samt den økonomi, der knytter sig hertil
• Drøftelse af teknik, herunder funktionalitet og den økonomi, der knytter sig hertil
• Facility management-delen, omfattende drifts- og serviceydelser
• Drøftelse af økonomiske og finansielle vilkår omfattet af OPP-kontrakten og bilag til OPP-kontrakten, herunder med fokus på den mulige totaløkonomi i OPP-kontrakten
• Drøftelser af juridiske vilkår reguleret i OPP-kontrakten
• Drøftelse af kontrakt
• Eventuelt

Med udgangspunkt i det første individuelle dialogmøde drøftes de potentielle leverandørers mere konkretiserede skitseforslag omfattende samtlige forhold nævnt ovenfor.

Den offentlige ordregiver udsender efterfølgende et referat eventuelt med supplerende bemærkninger til den foreslåede løsning.

Tredje individuelle dialogmøde

Det anbefales, at formålet med det tredje individuelle dialogmøde er at få afklaret nærmere, om de potentielle leverandørers tekniske løsningsforslag er egnet til at opfylde den offentlige ordregivers forventninger, og om der kan findes en ramme for de juridiske og økonomiske vilkår. På tredje dialogmøde kan løsningerne for dele af projektet være på dispositionsforslagsniveau. Dette kan fungere som en illustration for den projekteringsmæssige håndtering af den øvrige del af projektet.

Det er på det tredje individuelle dialogmøde, der skabes en god forståelse for leverandørernes løsningsforslag og den samlede totaløkonomi, der knytter sig til løsningsforslaget. Der vil i vidt omfang være tale om videreførelse af dialogen fra andet individuelle dialogmøde, men på et noget mere detaljeret niveau.

På det tredje individuelle dialogmøde foreslås det, at det skriftlige materiale, som den potentielle OPP-leverandør har udarbejdet, drøftes. Materialet forventes at omfatte leverandørens oplæg til teknisk løsning samt en beskrivelse af totaløkonomi knyttet til valget af forskellige tekniske løsninger og juridiske, økonomiske og finansielle vilkår.

Det anbefales, at der på forhånd er fastsat en frist for, at de enkelte leverandører indleverer et samlet løsningsforslag på dispositionsniveau. Der kan fx stilles krav om, at løsningsforslaget skal omfatte (mindst) følgende:

• Funktionalitet samt evt. æstetik [i renoveringsprojekter, hvor dette er relevant]. Den private leverandør fremlægger:
  » Beskrivelse af forudsætninger, funktioner og funktionalitet, miljø samt evt. æstetiske overvejelser [i renoveringsprojekter, hvor dette er relevant]
  » [Input fra den offentlige ordregiver angående, hvilket yderligere detaljeringsniveau der forventes].

• Teknik. Den private leverandør fremlægger:
  » [Input fra den offentlige ordregiver angående, hvilket yderligere detaljeringsniveau der forventes].

• Facility management og driftsydelser. Den private leverandør fremlægger:
  » [Input fra den offentlige ordregiver angående, hvilket yderligere detaljeringsniveau der forventes].

• Finansiering. Den private leverandør fremlægger:
  » Præsentation af tilbudsgivers finansielle tilbudsmodel
  » Finansieringsomkostning for fremmed- og egenkapital
  » Information om status for kreditgodkendelse
  » Yderligere kommentarer til betalingsmekanisme
  » Yderligere kommentarer til risikodeling.

• Kontrakt. Den offentlige ordregiver fremlægger de punkter, hvor der efter tredje dialogmø-de er mulighed for fortsat input fra de potentielle OPP-leverandører.

En dagsorden for det tredje individuelle dialogmøde kan herefter se ud som følger:

1. Drøftelse af teknik, herunder funktionalitet og den økonomi, der knytter sig hertil
2. Evt. drøftelse af æstetik [i renoveringsprojekter, hvor dette er relevant] og den økonomi, der knytter sig hertil
3. Facility management-delen omfattende driftsydelser
4. Drøftelser af juridiske vilkår reguleret i OPP-kontrakten
5. Drøftelse af finansieringsforhold og præsentation af finansiel tilbudsmodel
6. Drøftelse af kontraktvilkår
7. Eventuelt.

Den offentlige ordregiver udsender referat efter dialogmødet.

Tilbudsfasen

Det anbefales at være målsætningen, at der gennem dialogmøderne er blevet skabt en sådan forståelse mellem den offentlige ordregiver og OPP-leverandørerne, at det vil være muligt på grundlag af det endelige udbudsmateriale at skabe en velfungerende konkurrence mellem de egnede tilbud, som kan danne grundlag for indgåelse af en kontrakt.

Tilbuddene skal indeholde det materiale og de beskrivelser, der kræves i det endelige udbudsmateriale. Dette indebærer især, at hver tilbudsgiver i sit tilbud respekterer udbudsmaterialet ved opfyldelse af de krav, der er opstillet. Tilbudsgiverne bør kun på de punkter, hvor den offentlige ordregiver har givet mulighed for afvigelser, komme med ændringsforslag, der ikke umiddelbart læner sig op ad veldefinerede krav opregnet i udbudsmaterialet.

På denne baggrund bør den offentlige ordregiver sende en sammenfatning af udbudsmaterialet til de potentielle OPP-leverandører med henblik på, at de kan afgive tilbud. Der fastsættes en frist for afgivelse af tilbud fra samtlige tilbudsgivere.

Efter fristens udløb foretager den offentlige ordregiver en evaluering af de indkomne tilbud på grundlag af kriterierne for tildeling. Herefter meddeler ordregiveren tilbudsgiverne, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige.

Endelig afholder den offentlige ordregiver et møde med den vindende OPP-leverandør med henblik på en teknisk afklaring og drøftelse inden kontraktunderskrivelse, herunder færdiggørelse af eventuelle konkrete bilag m.v.

Sidst opdateret: 2. maj 2018