Få svar om vurdering af pålidelighed

En pålidelighedsvurdering er en vurdering af, om en virksomhed, der er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, har truffet tilstrækkelige foranstaltninger til at dokumentere sin pålidelighed.

Hvis en virksomhed i tilstrækkelig grad kan dokumentere sin pålidelighed, kan ordregiver ikke udelukke virksomheden fra en igangværende udbudsprocedure eller bringe en igangværende kontrakt til ophør.

De nærmere bestemmelser om dokumentation af pålidelighed fremgår af udbudslovens § 138.

Se bestemmelserne for dokumentation og vurdering af pålidelighed (§138) 

Ordregiver skal konstatere eller påvise, at en virksomhed er omfattet af en udelukkelsesgrund og begrunde dette over for virksomheden.

For at påvise sin pålidelighed og undgå udelukkelse kan virksomheden herefter dokumentere eventuelle tiltag, der afhjælper konsekvenserne af - og forebygger yderligere forekomster af – de hændelser, der førte til udelukkelse.

Udelukkelsesgrunden og de konkrete omstændigheder omkring udelukkelsen sætter dermed rammen for, hvilke tiltag, der er relevante for virksomheden at gennemføre og dokumentere.

En ordregiver kan først foretage en pålidelighedsvurdering, når følgende forhold alle gør sig gældende i udbudsprocessen:

1. Ordregiver har vurderet, at en virksomhed er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde. Virksomheden har enten udsigt til at få kontrakten tildelt, ordregiver har vurderet, at det er nødvendigt at indhente dokumentation for at proceduren gennemføres korrekt, eller ordregiver har en igangværende kontrakt med virksomheden,
2. Ordregiver har meddelt virksomheden, at den er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, og anmodet om, at virksomheden fremlægger dokumentation for pålidelighed, og 
3. Ordregiver har modtaget virksomhedens dokumentation for pålidelighed

Læs mere om processen vedr. pålidelighedsvurderinger i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning om vurdering af pålidelighed. 

Hvornår skal man foretage en pålidelighedsvurdering ved dynamiske indkøbssystemer?

Det er som udgangspunkt først i forbindelse med tildeling af de konkrete kontrakter, at ordregiver skal foretage en pålidelighedsvurdering. Hvis der i forbindelse med tildeling af de konkrete kontrakter indhentes dokumentation, som viser, at den tilbudsgiver der står til at få tildelt kontrakten er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, skal ordregiver foretage en pålidelighedsvurdering. Ordregiver skal således som udgangspunkt ikke foretage en pålidelighedsvurdering i forbindelse med optagelse af ansøgere på et dynamisk indkøbssystem.

Baggrunden er, at enhver virksomhed, som ønsker optagelse på et dynamisk indkøbssystem i løbet af systemets gyldighedsperiode, og som opfylder minimumskravene til egnethed og ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund, skal optages i indkøbssystemet. Der sker derfor ikke nogen udvælgelse eller begrænsning af antallet af ansøgere ved optagelse i systemet.

Vær dog opmærksom på, at hvis en virksomhed allerede i forbindelse med sin ansøgning om optagelse på et dynamisk indkøbssystem har oplyst i ESPD’et, at den er omfattet af en udelukkelsesgrund, skal ordregiver meddele og begrunde virksomheden om udelukkelse og bede om dokumentation for pålidelighed. Derefter skal ordregiver foretage en vurdering af, hvorvidt virksomheden har dokumenteret sin pålidelighed, før virksomheden kan optages på det dynamiske indkøbssystem. Tilsvarende gælder, hvis ordregiver på andet grundlag har viden om, at en virksomhed, som søger optagelse på det dynamiske indkøbssystem er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde.

Kan man genbruge en pålidelighedsvurdering for samme virksomhed, fx ved rammeaftaler?

Ordregiver skal ved hver ny kontrakt og hvert nyt udbud foretage en pålidelighedsvurdering, hvis virksomheden er omfattet af en udelukkelsesgrund. Vurderingen foretages på baggrund af den dokumentation, som virksomheden fremlægger i den konkrete sag for sin pålidelighed. Dette gælder også, selvom ordregiver kort forinden i forbindelse med en anden sag har vurderet virksomhedens pålidelighed.

Ved rammeaftaler er det imidlertid tilstrækkeligt, at ordregiver nøjes med at vurdere virksomhedens dokumentation for pålidelighed én gang, hvilket typisk vil ske, på tidspunktet hvor virksomheden får tildelt rammeaftalen. Herefter kan ordregiver igennem rammeaftalens løbetid henholde sig til sin vurdering om, at virksomheden har dokumenteret sin pålidelighed. I rammeaftalens løbetid er ordregiver således kun forpligtet til at foretage en ny pålidelighedsvurdering, hvis leverandøren er omfattet af nye udelukkelsesgrunde eller ordregiver bliver bekendt med, at virksomhedens dokumentation ikke længere er retvisende for virksomhedens gennemførte foranstaltninger. I så fald skal der gennemføres en ny vurdering af dokumentation for pålidelighed.

Dokumentation for pålidelighed skal påvise, hvorvidt og hvordan virksomheden har gennemført foranstaltninger i praksis.

Dokumentationen fra virksomheden skal muliggøre, at en ordregiver kan vurdere og konstatere, hvorvidt foranstaltningerne er nye for virksomheden, og hvordan foranstaltningerne er implementeret i virksomhedens drift. Dokumentation kan være interne mailudvekslinger, samarbejdsaftaler med eksterne parter, ansættelseskontrakter, uddannelsesmaterialer, interne kontrolprocedurer mv.

Virksomheden skal således fremlægge dokumentation for processen omkring gennemførelse af foranstaltningerne (procesdokumentation), og dokumentationen for selve initiativet eller tiltaget, der udgør foranstaltningen (initiativdokumentation).

Læs mere dokumentation i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning om vurdering af pålidelighed.

Hvis en virksomhed har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, kan virksomheden fx dokumentere pålidelighed ved at:

1. fremvise dokumentation på, at den forfaldne gæld er betalt, eller
2. fremvise en indgået aftale mellem det offentlige og virksomheden om en afviklingsordning, som er overholdt.

I begge tilfælde skal ordregiver kunne verificere størrelsen af den forfaldne gæld, samt det beløb som virksomheden har betalt eller har indgået en afviklingsordning om, eller at den forfaldne gæld er betalt.

Dokumentationen kan komme fra et offentligt organ. Det kunne fx være et skærmbillede fra virksomhedens Skattekonto, hvor saldo, dato, CVR nr. og virksomhedens navn bør fremgå.

Det er ordregivers ansvar at give en virksomhed en passende frist for, hvornår virksomheden skal aflevere sin dokumentation for pålidelighed.

Ved vurderingen af, hvad der udgør en passende frist, skal ordregiver tage hensyn til alle relevante faktorer forbundet med virksomhedens dokumentation af pålidelighed, herunder blandt andet:

• Muligheden for at indhente oplysninger og dokumentation fra de relevante myndigheder
• Omfanget af den overtrædelse, som har medført udelukkelsen
• Antallet af personer, der er omfattet af udelukkelsesgrunden

Hvis en virksomhed ikke overholder ordregivers frist for indsendelse af dokumentation for pålidelighed, kan ordregiver gå videre og udelukke virksomheden fra den igangværende udbudsprocedure.

Hvis en virksomhed vurderer, at en ordregiver har udelukket virksomheden på et forkert grundlag eller ikke er enig i ordregivers pålidelighedsvurdering, kan virksomheden klage over ordregivers beslutning til Klagenævnet for Udbud.

En virksomhed har dokumenteret sin pålidelighed i tilstrækkelig grad, når den:

1. i fornødent omfang har dokumenteret, at den har ydet erstatning, som den er blevet pålagt, eller har påtaget sig at yde erstatning for eventuelle tab som følge af sine handlinger omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudsreglerne,
2. i fornødent omfang har gjort indgående rede for forholdene og omstændighederne gennem et aktivt samarbejde med undersøgelsesmyndighederne, og
3. har truffet passende konkrete tekniske, organisatoriske og personalemæssige foranstaltninger for at forebygge yderligere overtrædelser af straffeloven eller øvrige forsømmelser omfattet af udelukkelsesgrundene.

Ovenstående fremgår af udbudslovens § 138, stk. 3.

Se bestemmelserne for dokumentation og vurdering af pålidelighed (§138)