Ofte stillede spørgsmål

Få svar om vurdering af pålidelighed

Her kan du finde svar på de spørgsmål, der ofte stilles til reglerne om dokumentation og vurdering af pålidelighed.

Offentlige ordregivere, der gennemfører udbud efter udbudslovens afsnit II vedrørende offentlige indkøb over EU-tærskelværdierne, forsyningsvirksomhedsdirektivet og koncessionsdirektivet, har pligt til at anmode om en vejledende udtalelse, hvis de konstaterer, at en virksomhed er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde.

Ordregiver skal anmode om en vejledende udtalelse, når:

  1. virksomheden ønsker at dokumentere sin pålidelighed, og
  2. virksomheden har udsigt til at få en kontrakt tildelt, ordregiver vurderer at, det er nødvendigt for at proceduren gennemføres korrekt, eller hvis det under en igangværende kontrakt konstateres at virksomheden er omfattet af en udelukkelsesgrund.

Det samme gælder for støttende enheder og underleverandører, når ordregiver har krævet, at underleverandørerne skal aflevere et ESPD.

Ovenstående gælder også for indgåelse af andre offentlige kontrakter, som defineret i udbudsloven eller udbudsdirektiverne, hvis ordregiver frivilligt har valgt at gøre brug af en eller flere udelukkelsesgrunde, til trods for at ordregiver ikke er forpligtet hertil.

Pligten til at indhente en vejledende udtalelse efter udbudslovens § 138, stk. 1, 2. pkt., gælder kun for udbud og kontrakter, hvor udbudsbekendtgørelsen er offentliggjort den 1. januar 2023 eller senere.

Det følger af udbudsloven § 138, stk. 1, 2. pkt., at offentlige ordregivere er forpligtet til at indhente og afvente en vejledende udtalelse fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen om, hvorvidt en virksomheds dokumentation for pålidelighed er tilstrækkelig i henhold til udbudslovens § 138, stk. 3.

Ordregivere er desuden forpligtet til at indhente oindsende den nødvendige dokumentation fra virksomheden, som skal lægges til grund for styrelsens vejledende udtalelse.

Hvis en ordregiver ikke indhenter en vejledende udtalelse fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, vil der være tale om en overtrædelse af § 138, stk. 1, 2. pkt. i udbudsloven.

Virksomheder og andre klageberettigede parter, herunder styrelsen, kan klage til Klagenævnet for Udbud over overtrædelser af udbudsreglerne.

På Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside kan man finde en vejledning, guides, skemaer og en samling af ofte stillede spørgsmål.

Vejledning og guides

Vejledningen giver en grundig indføring i vurdering af pålidelighed. De kortere guides giver et praktisk overblik over reglerne for, hvordan ordregivere skal indhente pålidelighedsvurderinger, og hvordan virksomheder kan dokumentere pålidelighed. 

Skemaer

Skemaerne kan anvendes af ordregivere, når de skal anmode om en vejledende udtalelse, og af virksomheder, når de vil afgive dokumentation for pålidelighed.

Ofte stillede spørgsmål

Spørgsmål og svar om pålidelighedsvurderinger og vejledende udtalelser.

Få svar om vurdering af pålidelighed - gå til ofte stillede spørgsmål 

Enhed for pålidelighedsvurdering, som er knyttet til konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, kan desuden kontaktes på ep@kfst.dk.  

Om pålidelighedsvurderinger

En pålidelighedsvurdering er en vurdering af, om en virksomhed, der er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, har truffet tilstrækkelige foranstaltninger til at dokumentere sin pålidelighed.

Hvis en virksomhed i tilstrækkelig grad kan dokumentere sin pålidelighed, kan ordregiver ikke udelukke virksomheden fra en igangværende udbudsprocedure eller bringe en igangværende kontrakt til ophør.

De nærmere bestemmelser om dokumentation af pålidelighed fremgår af udbudslovens § 138.

Se bestemmelserne for dokumentation og vurdering af pålidelighed (§138) 

Ordregiver skal konstatere eller påvise, at en virksomhed er omfattet af en udelukkelsesgrund og begrunde dette over for virksomheden.

For at påvise sin pålidelighed og undgå udelukkelse kan virksomheden herefter dokumentere eventuelle tiltag, der afhjælper konsekvenserne af - og forebygger yderligere forekomster af – de hændelser, der førte til udelukkelse.

Udelukkelsesgrunden og de konkrete omstændigheder omkring udelukkelsen sætter dermed rammen for, hvilke tiltag, der er relevante for virksomheden at gennemføre og dokumentere.

En virksomhed har dokumenteret sin pålidelighed i tilstrækkelig grad, når den:

  1. i fornødent omfang har dokumenteret, at den har ydet erstatning, som den er blevet pålagt, eller har påtaget sig at yde erstatning for eventuelle tab som følge af sine handlinger omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudsreglerne,
  2. i fornødent omfang har gjort indgående rede for forholdene og omstændighederne gennem et aktivt samarbejde med undersøgelsesmyndighederne, og
  3. har truffet passende konkrete tekniske, organisatoriske og personalemæssige foranstaltninger for at forebygge yderligere overtrædelser af straffeloven eller øvrige forsømmelser omfattet af udelukkelsesgrundene.

Ovenstående fremgår af udbudslovens § 138, stk. 3.

Se bestemmelserne for dokumentation og vurdering af pålidelighed (§138) 

Om anmodninger om vejledende udtalelser

Det er kun ordregiver, der kan anmode Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen om en vejledende udtalelse.

Ordregiver anmoder om en vejledende udtalelse ved at sende nedenstående oplysninger pr. mail til ep@kfst.dk:

  1. Kontaktperson hos ordregiver
  2. Grundlaget for beslutningen om og begrundelsen for udelukkelse af virksomheden 
  3. Virksomhedens fremsendte dokumentation for pålidelighed

Ordregiver opfordres desuden til at medsende processuelle oplysninger, herunder dato for udelukkelse af virksomhed, dato for modtagelse af dokumentation for pålidelighed samt hvor i udbudsprocessen ordregiver befinder sig, ved udelukkelse af virksomheden.  

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen opfordrer ligeledes ordregiver til at sende anmodningen og virksomhedens dokumentation til styrelsen gennem sikker mail, da virksomhedens dokumentationsmateriale kan indeholde følsomme eller fortrolige oplysninger.

På styrelsens hjemmeside findes et skema, som kan benyttes af ordregiver til at anmode om en vejledende udtalelse.

Gå til skema til ordregiver: Skema til anmodning om vejledende udtalelse

Desuden findes to skemaer til virksomheder, som kan benyttes, når de vil afgive dokumentation for pålidelighed.

Gå til skemaer til virksomheder: Skemaer vedr. dokumentation af pålidelighed

En ordregiver kan først anmode Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen om en vejledende udtalelse, når følgende forhold gør sig gældende i udbudsprocessen:

  1. Ordregiver har vurderet, at en virksomhed er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde. Virksomheden har enten udsigt til at få kontrakten tildelt, ordregiver har vurderet, at det er nødvendigt at indhente dokumentation for at proceduren gennemføres korrekt, eller ordregiver har en igangværende kontrakt med virksomheden, og
  2. Ordregiver har meddelt virksomheden, at den er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, og anmodet om, at virksomheden fremlægger dokumentation for pålidelighed, og 
  3. Ordregiver har modtaget virksomhedens dokumentation for pålidelighed.

Pligten til at indhente en vejledende udtalelse gælder kun for kontrakter, der er indgået på baggrund af et dynamisk indkøbssystem, som er offentliggjort efter den 1. januar 2023.

Det er som udgangspunkt først i forbindelse med tildeling af de konkrete kontrakter, at ordregiver skal anmode Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen om en vejledende udtalelse. Hvis der i forbindelse med tildeling af de konkrete kontrakter indhentes dokumentation, som viser, at den tilbudsgiver der står til at få tildelt kontrakten er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, skal ordregiver anmode Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen om en vejledende udtalelse. Ordregiver skal således som udgangspunkt ikke indhente en vejledende udtalelse i forbindelse med optagelse af ansøgere på et dynamisk indkøbssystem.

Baggrunden er, at enhver virksomhed, som ønsker optagelse på et dynamisk indkøbssystem i løbet af systemets gyldighedsperiode, og som opfylder minimumskravene til egnethed og ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund, skal optages i indkøbssystemet. Der sker derfor ikke nogen udvælgelse eller begrænsning af antallet af ansøgere ved optagelse i systemet.

Vær dog opmærksom på, at hvis en virksomhed allerede i forbindelse med sin ansøgning om optagelse på et dynamisk indkøbssystem har oplyst i ESPD’et, at den er omfattet af en udelukkelsesgrund, skal ordregiver meddele og begrunde virksomheden om udelukkelse og bede om dokumentation for pålidelighed. Derefter skal ordregiver indhente og afvente en vejledende udtalelse fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, hvorefter ordregiver skal foretage den endelige vurdering af, hvorvidt virksomheden har dokumenteret sin pålidelighed, før virksomheden kan optages på det dynamiske indkøbssystem. Tilsvarende gælder, hvis ordregiver på andet grundlag har viden om, at en virksomhed, som søger optagelse på det dynamiske indkøbssystem er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde.

Nej, ordregiver er ikke forpligtet til at foretage en indledende undersøgelse af materialet. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen opfordrer ordregiver til at fremsende materialet, så snart den samlede dokumentation er modtaget fra virksomheden. Ordregiver kan gennemgå materialet sideløbende med, at det behandles hos Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, således at det ikke forlænger den samlede sagsbehandlingstid.

Ordregiver skal ved hver ny kontrakt og hvert nyt udbud indhente en udtalelse fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen om virksomheden, som er omfattet af en udelukkelsesgrund, og udtalelsen skal indhentes på baggrund af den dokumentation, som virksomheden fremlægger i den konkrete sag for sin pålidelighed. Dette gælder også, selvom ordregiver kort forinden i forbindelse med en anden sag har vurderet virksomhedens pålidelighed.

Ved rammeaftaler er det imidlertid tilstrækkeligt, at ordregiver nøjes med at vurdere virksomhedens dokumentation for pålidelighed én gang, hvilket typisk vil ske, på tidspunktet hvor virksomheden får tildelt rammeaftalen. Herefter kan ordregiver igennem rammeaftalens løbetid henholde sig til sin vurdering om, at virksomheden har dokumenteret sin pålidelighed. I rammeaftalens løbetid er ordregiver således kun forpligtet til at indhente en ny vejledende udtalelse fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, hvis leverandøren er omfattet af nye udelukkelsesgrunde eller ordregiver bliver bekendt med, at virksomhedens dokumentation ikke længere er retvisende for virksomhedens gennemførte foranstaltninger. I så fald skal der gennemføres en ny vurdering af dokumentation for pålidelighed.

Ja. Udenlandske virksomheder er omfattet af reglerne i de samme situationer som danske virksomheder.

Hvis udenlandske virksomheder, der deltager i offentlige udbud, eller som har indgået kontrakter med offentlige ordregivere i Danmark, er omfattet af en udelukkelsesgrund og ønsker at dokumentere deres pålidelighed, skal ordregiver anmode Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen om en vejledende udtalelse.

Om dokumentation af pålidelighed

Dokumentation for pålidelighed skal påvise, hvorvidt og hvordan virksomheden har gennemført foranstaltninger i praksis.

Dokumentationen fra virksomheden skal muliggøre, at en ordregiver og Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen kan vurdere og konstatere, hvorvidt foranstaltningerne er nye for virksomheden, og hvordan foranstaltningerne er implementeret i virksomhedens drift. Dokumentation kan være interne mailudvekslinger, samarbejdsaftaler med eksterne parter, ansættelseskontrakter, uddannelsesmaterialer, interne kontrolprocedurer mv.

Virksomheden skal således fremlægge dokumentation for processen omkring gennemførelse af foranstaltningerne (procesdokumentation), og dokumentationen for selve initiativet eller tiltaget, der udgør foranstaltningen (initiativdokumentation).

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen stiller skemaer til rådighed for virksomheder, der ønsker at dokumentere pålidelighed. Skemaerne kan sikre at alle nødvendige informationer bliver samlet og oplyst.   

Gå til skema til dokumentation af pålidelighed (docx)

Gå til skema til dokumentation af pålidelighed vedr. gæld til det offentlige (docx)

Skemaerne til virksomheder findes tilsvarende på engelsk. 

Gå til gå til engelske versioner af skemaer til virksomheder

Hvis en virksomhed har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, kan virksomheden fx dokumentere pålidelighed ved at:

  1. fremvise dokumentation på, at den forfaldne gæld er betalt, eller
  2. fremvise en indgået aftale mellem det offentlige og virksomheden om en afviklingsordning, som er overholdt.

I begge tilfælde skal Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen kunne verificere størrelsen af den forfaldne gæld, samt det beløb som virksomheden har betalt eller har indgået en afviklingsordning om, eller at den forfaldne gæld er betalt.

Dokumentationen kan komme fra et offentligt organ. Det kunne fx være et skærmbillede fra virksomhedens Skattekonto, hvor saldo, dato, CVR nr. og virksomhedens navn bør fremgå.  

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har udarbejdet et skema til brug for virksomheder, som står i en situation, hvor de skal dokumentere pålidelighed i forbindelse med ubetalt, forfalden gæld til det offentlige:

Gå til skema til dokumentation af pålidelighed vedr. gæld til det offentlige (docx)

Skemaet til virksomheder findes tilsvarende på engelsk - gå til engelsk version

Virksomhedens dokumentation for pålidelighed kan forelægges på dansk eller engelsk.

Det er ordregivers ansvar at give en virksomhed en passende frist for, hvornår virksomheden skal aflevere sin dokumentation for pålidelighed.

Ved vurderingen af, hvad der udgør en passende frist, skal ordregiver tage hensyn til alle relevante faktorer forbundet med virksomhedens dokumentation af pålidelighed, herunder blandt andet:

  • Muligheden for at indhente oplysninger og dokumentation fra de relevante myndigheder
  • Omfanget af den overtrædelse, som har medført udelukkelsen
  • Antallet af personer, der er omfattet af udelukkelsesgrunden

Hvis en virksomhed ikke overholder ordregivers frist for indsendelse af dokumentation for pålidelighed, kan ordregiver gå videre og udelukke virksomheden fra den igangværende udbudsprocedure.

Nej. Det er kun ordregivere, der kan anmode Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen om en vejledende udtalelse, hvilket skal ske i tilknytning til et konkret udbud eller en igangværende kontrakt. Det er ikke muligt for en virksomhed at få en generel vurdering af sin dokumentation for pålidelighed fx forud for deltagelsen i et udbud, hvis virksomheden er omfattet af en udelukkelsesgrund.

Hvis en virksomhed vurderer, at en ordregiver har udelukket virksomheden på et forkert grundlag, kan virksomheden klage over ordregivers beslutning til Klagenævnet for Udbud.

Det er ordregiver, som træffer beslutning om, hvorvidt en virksomhed har dokumenteret sin pålidelighed. Ordregiver kan vælge at lægge Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledende udtalelse til grund for sin beslutning om, hvorvidt en virksomhed i tilstrækkelig grad har dokumenteret sin pålidelighed.

Hvis virksomheden ikke er enig i ordregiverens pålidelighedsvurdering, kan virksomheden klage over ordregivers beslutning til Klagenævnet for Udbud.

Det er ikke muligt at klage til Klagenævnet for Udbud over styrelsens vejledende udtalelse.

Om styrelsens vejledende udtalelser

En vejledende udtalelse fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen er ikke en forvaltningsretlig afgørelse, og den er derfor ikke bindende. Det betyder, at offentlige ordregivere ikke er forpligtet til at følge den vejledende udtalelse fra styrelsen.

Ordregiver kan vælge at lægge Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledende udtalelse til grund for sin beslutning om, hvorvidt en virksomhed i tilstrækkelig grad har dokumenteret sin pålidelighed.

Udbudsreglerne fastsætter ikke frister for sagsbehandlingen hos Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. Den konkrete sagsbehandlingstid afhænger af den enkelte sags kompleksitet og omfanget af den indsendte dokumentation mv. Men af hensyn til både den ordregivende myndigheds udbudsproces, som skal afsluttes uden unødige forsinkelser, og virksomheden, som ønsker afklaring, tilstræber Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen så hurtig en sagsbehandlingstid som muligt.

Nej. Styrelsen vurderer alene, om virksomheden i tilstrækkelig grad har dokumenteret sin pålidelighed.

Det er ordregivers ansvar at foretage en vurdering af, hvorvidt en virksomhed er omfattet af en udelukkelsesgrund. Styrelsen vurderer ikke hvorvidt ordregivers beslutning om, at virksomhed er omfattet af en udelukkelsesgrund er korrekt.

Nej. Det koster ikke noget at få en vejledende udtalelse fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen.

Den vejledende udtalelse fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen afgives som udgangspunkt på dansk.

Nej. Vejledende udtalelser kan indeholde oplysninger om fx virksomhedsforhold, som ikke kan gøres offentlig tilgængelige. Konkurrence-og Forbrugerstyrelsen offentliggør derfor som udgangspunkt ikke vejledende udtalelser.

Styrelsen forventer i stedet at udarbejde en beretning om de behandlede sager med fokus på principielle forhold i udtalelserne.

I beretningen ønsker styrelsen at tydeliggøre rammerne for, hvordan virksomheder kan dokumentere deres pålidelighed, og hvordan parterne kan bidrage til, at processen for pålidelighedsvurdering kan håndteres hurtigt og effektivt.

Adgang til aktindsigt i pålidelighedsvurderinger er omfattet af reglerne i offentlighedsloven.

Det er ikke Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vurdering, at en vejledende udtalelse om en virksomheds pålidelighed er omfattet af udbudslovens § 5 a, som begrænser den kreds, der kan søge aktindsigt. Udbudslovens § 5 a finder kun anvendelse i forbindelse med tilbud eller oplysninger fra tilbud, og det er Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens opfattelse, at indholdet af en pålidelighedsvurdering ikke er oplysninger fra tilbud, da der er tale om dokumentation for nogle virksomhedsspecifikke foranstaltninger, som virksomheden har iværksat for at dokumentere pålidelighed og imødekomme en eventuel udelukkelse.

Vurdering af pålidelighed

Vil du vide mere?

Find vejledning, guides, skemaer og meget mere på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens informationsside om vurdering og dokumentation af pålidelighed.

Gå til informationsside
Kontakt os

Har du brug for hjælp?

Ønsker du som ordregiver at anmode om en vejledende udtalelse, eller har du spørgsmål, som ikke besvares her på siden? Skriv til Enhed for pålidelighedsvurdering.

 

Skriv til os på: ep@kfst.dk