Bedre SMV udbud
#5 Overvej brug af et dynamisk indkøbssystem til sædvanlige indkøb
Et dynamisk indkøbssystem adskiller sig fra rammeaftaler ved, at de er åbne for nye leverandører, og at leverandører kan afgive nye tilbud ved de enkelte indkøb.
Videopræsentation fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen om fordele ved at bruge dynamiske indkøbssystemer
Positive erfaringer med dynamiske indkøbssystemer i Københavns Kommune
Københavns Kommune gennemfører flere af deres udbud som dynamiske indkøbssystemer. Et eksempel herpå er kantinedrift, hvor det ofte er en ensartet tjenesteydelse, der skal købes/genkøbes til en af kommunens mange kantiner. Ved at foretage indkøb gennem dynamiske indkøbssystemer sikrer kommunen stordriftsfordele og fleksibilitet, både for sig selv og for leverandørerne.
Et dynamisk indkøbssystem er en elektronisk indkøbsproces. Proceduren kananvendes til “sædvanlige indkøb”, hvilket vil sige, at indkøb af samme varer foretages jævnligt.
Det kan være et alternativ til at indgå almindelige rammeaftaler. Desuden kan det åbne op for en løbende konkurrencesituation og for løbende optagelse af nye leverandører i systemet. Det dynamiske indkøbssystem kan kun gennemføres elektronisk.
Nye leverandører skal i hele systemets løbetid kunne søge om optagelse på baggrund af de fastsatte udvælgelseskriterier. Det kan derfor være en fordel at bruge dette system, hvis man som kommune ønsker løbende at teste markedet for nye leverandører.
Man sætter et dynamisk indkøbssystem i gang ved at følge processen som ved et begrænset udbud –dog må man ikke begrænse antallet af deltagere der kan optages i indkøbssystemet. Når udbyder skal indkøbe en vare, udbydes opgaven blandt alle de leverandører, der er optaget i systemet. Opgaven tildeles efter de tildelingskriterier, der er fastsat og offentliggjort ved opstarten af det dynamiske indkøbssystem. Der er ingen tidsfrister for denne del af udbuddet.
Som rammeaftale - men mere åbent for leverandører
Et dynamisk indkøbssystem minder på mange punkter om rammeaftaler, men har den forskel, at det er åbent for nye leverandører under hele funktionsperioden. Desuden er der den forskel, at leverandører her kan afgive nyt tilbud i forbindelse med de enkelte indkøb, som udbyder foretager via systemet.
Brug af et dynamisk indkøbssystem til sædvanlige indkøb
Et dynamisk indkøbssystem minder på mange måder om rammeaftaler, men har den forskel, at det er åbent for nye leverandører under hele funktionsperioden. Desuden er der den forskel, at leverandører kan afgive nyt tilbud i forbindelse med de enkelte indkøb, som en udbyder foretager via systemet.
Se de 7 andre anbefalinger
- Tilbudsmuligheder kan synliggøres for mindre leverandører
- Undgå fordyrende og komplicerede krav
- Vær særligt opmærksom på krav om økonomisk formåen og referencer
- Skab mulighed for et varieret konkurrencefelt
- Overvej om solidarisk hæftelse er det bedste
- Vejled SMV’er om, hvordan arbejds-og oplæringsklausuler efterleves
- Overvej altid om en kontrakt hensigtsmæssigt kan opdeles
Anbefalingerne er udarbejdet af Forum for Offentligt-Privat Samarbejde
Forum for Offentligt-Privat Samarbejde er et udbudsfagligt råd, der har til opgave at komme med anbefalinger og løsningsforslag til bedre offentlige udbud, herunder offentligt-privat samarbejde.
Anbefalingerne er udarbejdet af Forums medlemmer og har til hensigt at skabe opmærksomhed omkring, hvordan små- og mellemstore virksomheder får bedre muligheder for at deltage i offentlige udbud.
Læs mere om Forum for Offentligt-Privat Samarbejde her