#3 Undgå fordyrende og komplicerede krav

Undgå fordyrende og komplicerede krav i udbudsprocessen, som kan gøre det vanskeligt for små virksomheder at byde på opgaven.

Det er ikke ualmindeligt, at ordregivere fastsætter kriterier, som kræver at tilbudsgiverne allerede udarbejder et bud på løsningen af opgaven som en del af tilbuddet. Fx hvis man udbyder en kampagne, så ønsker man som en del af tilbuddet at se, hvordan kampagnen kommer til at se ud. Reelt betyder det, at opgaven udføres, inden kontrakten er tildelt. Ud fra et isoleret ordregiverperspektiv, kan det forekomme ideelt at få de fulde løsningsforslag i tilbuddene, men det er ikke altid tilfældet. Det kan nemlig betyde, at alle tilbudsgiverne – ikke kun vinderen – har brugt mange ressourcer på at udarbejde tilbud.

Overvej derfor nøje, hvilke kriterier der er relevante for at sikre den bedste løsning af din opgave. Du kan også begrænse detaljeringsgraden og omfanget af de forslag og beskrivelser, der skal afleveres som en del af tilbuddet. På den måde begrænses ressourceanvendelsen for alle parter.  

Eksempler:

Få løsningen på skitseniveau

Få leveret, fx tegninger, som skitser med fokus på de overordnede forhold, herunder hovedfunktioner og sammenhænge. Så skal tilbudsmaterialet udfærdiges ud fra et konceptuelt udgangspunkt i stedet for at være en detaljeret beskrivelse.

Efterspørg metoden

Efterspørg en beskrivelse af den metode, som tilbudsgiver vil anvende i opgaveløsningen, i stedet for beskrivelse af den fulde løsning.

Fokus på proces og kompetencer

Efterspørg processen for udviklingen af den kreative løsning eller de faglige kompetencer for de personer, der skal løse opgaven. På den måde kan du sikre den bedst mulige rådgivning fra en virksomhed, der har kernekompetencer i forhold til den konkrete opgave. Den kreative løsning udvikles efterfølgende i samarbejde mellem ordregiver og tilbudsgiver.

Begræns beskrivelserne af et kriterium

Sæt begrænsninger under de enkelte kriterier. Fx under kriteriet faglige kompetencer, må tilbudsgiver aflevere maks. to CV’er, der hver maksimalt må udgøre én A4 side. Materiale udover det specificerede omfang vil således ikke indgå i evalueringen af kriteriet. Det skal fremgå tydeligt af materialet, hvordan du begrænser omfanget.

Begræns det samlede tilbud

Sæt en begrænsning på omfanget af tilbuddet. Fx at tilbuddet må samlet maksimalt fylde fem A4 sider. Materiale udover det specificerede omfang vil således ikke indgå i evalueringen af tilbuddene. Det skal fremgå tydeligt af materialet, hvordan du begrænser omfanget af tilbuddet.

Er du tilbudsgiver?

Byder du på en offentlig opgave, så svar kun på det, der efterspørges og skriv skarpt tilskårne tilbud.