Skabeloner til ordregivere

En ordregiver kan først foretage en pålidelighedsvurdering, når følgende forhold alle gør sig gældende i udbudsprocessen:

1. Ordregiver har vurderet, at en virksomhed er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde. Virksomheden har enten udsigt til at få kontrakten tildelt, ordregiver har vurderet, at det er nødvendigt at indhente dokumentation for at proceduren gennemføres korrekt, eller ordregiver har en igangværende kontrakt med virksomheden,
2. Ordregiver har meddelt virksomheden, at den er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, og anmodet om, at virksomheden fremlægger dokumentation for pålidelighed, og 
3. Ordregiver har modtaget virksomhedens dokumentation for pålidelighed

Læs mere om processen vedr. pålidelighedsvurderinger i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning om vurdering af pålidelighed. 

Hvornår skal man foretage en pålidelighedsvurdering ved dynamiske indkøbssystemer?

Det er som udgangspunkt først i forbindelse med tildeling af de konkrete kontrakter, at ordregiver skal foretage en pålidelighedsvurdering. Hvis der i forbindelse med tildeling af de konkrete kontrakter indhentes dokumentation, som viser, at den tilbudsgiver der står til at få tildelt kontrakten er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, skal ordregiver foretage en pålidelighedsvurdering. Ordregiver skal således som udgangspunkt ikke foretage en pålidelighedsvurdering i forbindelse med optagelse af ansøgere på et dynamisk indkøbssystem.

Baggrunden er, at enhver virksomhed, som ønsker optagelse på et dynamisk indkøbssystem i løbet af systemets gyldighedsperiode, og som opfylder minimumskravene til egnethed og ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund, skal optages i indkøbssystemet. Der sker derfor ikke nogen udvælgelse eller begrænsning af antallet af ansøgere ved optagelse i systemet.

Vær dog opmærksom på, at hvis en virksomhed allerede i forbindelse med sin ansøgning om optagelse på et dynamisk indkøbssystem har oplyst i ESPD’et, at den er omfattet af en udelukkelsesgrund, skal ordregiver meddele og begrunde virksomheden om udelukkelse og bede om dokumentation for pålidelighed. Derefter skal ordregiver foretage en vurdering af, hvorvidt virksomheden har dokumenteret sin pålidelighed, før virksomheden kan optages på det dynamiske indkøbssystem. Tilsvarende gælder, hvis ordregiver på andet grundlag har viden om, at en virksomhed, som søger optagelse på det dynamiske indkøbssystem er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde.

Hvornår har en virksomhed dokumenteret sin pålidelighed i tilstrækkelig grad?

En virksomhed har dokumenteret sin pålidelighed i tilstrækkelig grad, når den:

1. i fornødent omfang har dokumenteret, at den har ydet erstatning, som den er blevet pålagt, eller har påtaget sig at yde erstatning for eventuelle tab som følge af sine handlinger omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudsreglerne,
2. i fornødent omfang har gjort indgående rede for forholdene og omstændighederne gennem et aktivt samarbejde med undersøgelsesmyndighederne, og
3. har truffet passende konkrete tekniske, organisatoriske og personalemæssige foranstaltninger for at forebygge yderligere overtrædelser af straffeloven eller øvrige forsømmelser omfattet af udelukkelsesgrundene.

Ovenstående fremgår af udbudslovens § 138, stk. 3.

Læs mere om dokumentation i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning om vurdering af pålidelighed.

Kan man genbruge en pålidelighedsvurdering for samme virksomhed, fx ved rammeaftaler?

Ordregiver skal ved hver ny kontrakt og hvert nyt udbud foretage en pålidelighedsvurdering, hvis virksomheden er omfattet af en udelukkelsesgrund. Vurderingen foretages på baggrund af den dokumentation, som virksomheden fremlægger i den konkrete sag for sin pålidelighed. Dette gælder også, selvom ordregiver kort forinden i forbindelse med en anden sag har vurderet virksomhedens pålidelighed.

Ved rammeaftaler er det imidlertid tilstrækkeligt, at ordregiver nøjes med at vurdere virksomhedens dokumentation for pålidelighed én gang, hvilket typisk vil ske, på tidspunktet hvor virksomheden får tildelt rammeaftalen. Herefter kan ordregiver igennem rammeaftalens løbetid henholde sig til sin vurdering om, at virksomheden har dokumenteret sin pålidelighed. I rammeaftalens løbetid er ordregiver således kun forpligtet til at foretage en ny pålidelighedsvurdering, hvis leverandøren er omfattet af nye udelukkelsesgrunde eller ordregiver bliver bekendt med, at virksomhedens dokumentation ikke længere er retvisende for virksomhedens gennemførte foranstaltninger. I så fald skal der gennemføres en ny vurdering af dokumentation for pålidelighed.