Kan man anvende en rammeaftale, som man ikke har været med til at indgå?
Nej, det er kun de ordregivere, der oprindeligt er parter i rammeaftalen, der kan anvende rammeaftalen.
En rammeaftale kan indgås mellem en eller flere ordregivere på den ene side, og en eller flere tilbudsgivere på den anden.
Der kan således være tale om flere ordregivere, der går sammen ved en konkret rammeaftale, eller flere ordregivere der er gået sammen i et indkøbsfællesskab af mere varig karakter, fx de kommunale indkøbsfællesskaber, hvor en række kommuner er gået sammen om at udbyde varer og ydelser, som alle kommuner har behov for at indkøbe.
Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S (SKI) er et eksempel på en indkøbscentral, der udbyder rammeaftaler, der kan anvendes af ordregivere. Tilsvarende udbyder Statens Indkøbsprogram rammeaftaler på vegne af hele staten.
Det er ikke muligt for nye ordregivere eller nye virksomheder at tilslutte sig en allerede eksisterende rammeaftale. En rammeaftale kan kun anvendes af ordregivere, der har været part i aftalen fra begyndelsen, dvs. at det kun er de ordregivere, der er klart identificeret i udbudsbekendtgørelsen. Identifikationen kan ske ved navn eller på anden måde, såsom ved angivelse af en reference til en given kategori af ordregivere inden for et klart afgrænset geografisk område. Dette kan fx ske ved en angivelse af, at rammeaftalen omfatter ”samtlige statslige forvaltningsmyndigheder i Region Hovedstaden”, ”samtlige kommuner”, ”samtlige Regioner” eller ”samtlige institutioner, der er omfattet af lov om almene gymnasier”. Identifikation kan også ske ved henvisning til en indkøbscentrals offentliggjorte registre over de ordregivere eller kategorier af ordregivere, som kan anvende den pågældende rammeaftale. Sker en identifikation ved en henvisning til fx et offentliggjort register over ordregivere, skal det være muligt at kontrollere identiteten af den pågældende ordregiver og den dato, hvorfra ordregiveren kan anvende de enkelte rammeaftaler, da det er denne dato, der bestemmer, hvilke specifikke rammeaftaler en ordregiver har ret til at anvende.
Der er ikke krav om, at man har et aktuelt indkøbsbehov som ordregiver, for at tilslutte sig en rammeaftale.