Er der pligt til at anvende elektronisk kommunikation ved miniudbud, der gennemføres under en rammeaftale?
Ja, det er Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vurdering at offentlige ordregiveres pligt til at anvende elektroniske kommunikationsmidler gælder for al kommunikationsudveksling i forbindelse med en udbudsprocedure, også ved miniudbud.
Kravet om, at al kommunikationsudveksling i forbindelse med en udbudsprocedure skal ske ved brug af elektroniske kommunikationsmidler følger af Bekendtgørelse om anvendelse af elektronisk kommunikation i udbud, der er en implementering af udbudsdirektivets artikel 22.
Kravet om at gennemføre elektroniske udbud gælder for udbud offentliggjort ved udbudsbekendtgørelser fra den 1. juli 2018, og omfatter kontrakter, der indgås efter udbudslovens afsnit II (EU-udbud) og III (light-regimet) og forsyningsvirksomhedsdirektivet. Bekendtgørelsen skal i sammenhæng med udbudsdirektivet forstås på den måde, at pligten til anvendelse af elektronisk kommunikation også gælder for miniudbud, der gennemføres under en rammeaftale, hvor rammeaftalen er udbudt efter 1. juli 2018.
Det indebærer, at de elektroniske kommunikationsmidler i forbindelse med miniudbud skal leve op til de krav, der fremgår af bekendtgørelsen. Ordregiver skal sikre, at
- de anvendte elektroniske kommunikationsmidler er almindeligt tilgængelige, funktionelt kompatible med almindeligt anvendte elektroniske kommunikationsmidler, ikkediskriminerende og ikke begrænser adgangen til udbudsproceduren
- kun bemyndigede personer kan fastsætte eller ændre datoerne for åbning af ansøgninger og tilbud, og at det nøjagtige tidspunkt for modtagelse af ansøgninger og tilbud kan fastslås med sikkerhed
- adgangen til at deltage i en udbudsprocedure ikke kræver betaling af et vederlag
Kravet om, at al kommunikation skal foregå via elektroniske kommunikationsmidler, kan give visse udfordringer i forhold til kommunikation via almindelig e-mail, da det skal ske under overholdelse af de krav, der fremgår af bekendtgørelsen. Dette indebærer bl.a., at der skal sikres fortrolighed og dataintegritet, hvilket kan være svært at opfylde ved kommunikation via almindelig e-mail. I alle tilfælde skal ordregiver sikre, at det valgte kommunikationsmiddel opfylder de specifikke krav, der fremgår af bekendtgørelsen.
Læs mere om pligt til elektronisk kommunikation ved miniudbud i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens notat her.